Planificación
La función para planificar es la base de los programas de project management. Tu programa debe ayudarte a hacer un seguimiento de las tareas y fechas de entrega que están programadas. Un calendario compartido con todo el equipo puede resultar una opción de lo más útil, así como las notificaciones automáticas cuando se acercan las fechas de entrega.
Ciertas herramientas más sofisticadas te permiten distribuir las tareas y las responsabilidades entre miembros específicos del equipo, además de tener en cuenta la distribución de la carga de trabajo y el tiempo.
Gestión de tareas
La gestión de tareas es una función básica presente en la mayoría de programas de project management online. Un buen gestor de tareas te permite dividir los proyectos en metas y tareas, que puedes conectar a las fechas de entrega y presupuestos. Las herramientas más avanzadas pueden incluso contar con la «ruta crítica», es decir, el orden en el que se deben completar las tareas para que el proyecto progrese.
Colaboración y comunicación
La clave para que un proyecto triunfe es una comunicación fluida. Las herramientas para proyectos con un diseño eficiente sirven como núcleo central donde disponer de los datos básicos y la información detallada del proyecto.
Algunos programas también permiten compartir la información con los clientes más fácilmente. Esta puede ser una manera sencilla de ofrecerles a tus clientes transparencia acerca del progreso de tu proyecto, sin perder demasiado tiempo en planificar reuniones periódicas.
Informes
Los informes y estadísticas son una gran manera de hacerse una idea de cómo se desarrollaron proyectos anteriores o incluso los actuales. ¿Por qué se superó el presupuesto? ¿Por qué se entregó fuera de plazo? Esta información te ayudará a aprender y mejorar la manera en que trabajas.
Gestión de presupuesto y recursos
Las herramientas más optimizadas ofrecen funciones específicas para la gestión de recursos. Al darte una vista general de las salas de reuniones reservadas, los recursos planificados y usados, y lo que te costarán, el software te permitirá mantenerte dentro del presupuesto, evitar reservas dobles o escasez de recursos.
Planilla horaria
La función para hacer un seguimiento del tiempo te informará de las tareas que llevarán más tiempo completar a lo largo del proyecto, para que puedas mejorar los estimaciones futuras de costes y tiempo. La mayoría de las herramientas ofrecen funciones básicas para el seguimiento del tiempo, pero la opción para establecer diferentes tarifas horarias o para añadir automáticamente horas facturables a tu factura te pueden ahorrar muchas horas de trabajo.
Acceso con dispositivos móviles
Normalmente, las versiones más ligeras de herramientas para project management ofrecen la opción de una aplicación para dispositivos móviles, de modo que los miembros del equipo que viajen puedan tener acceso remoto al programa. De esta manera, podrás actualizar tareas o metas en cualquier momento, hacer un seguimiento y crear facturas basadas en las horas trabajadas además de mantener a tu equipo informado desde cualquier lugar.
Integraciones
Tanto tú como tu equipo usáis otras herramientas además del programa de project management como el correo electrónico personal, el calendario o las aplicaciones CRM. Poder conectar estas herramientas a tu programa de project management te ofrece una mayor transparencia, te proporciona la información más fácilmente y te ayuda a evitar silos de datos.
Descubre cómo puedes tomar control de tus proyectos con el gestión de proyectos de Teamleader Focus.