Facturas
Las facturas son uno de los documentos más importantes para tu negocio. Por un lado, sirve como prueba de que se ha entregado un producto o servicio y, por otro lado, como recibo para que dicho servicio o producto quede pagado.
Dicho esto, una factura no te garantizará que esto se produzca. ¿Sabías que 1 de cada 10 facturas se paga con retraso? ¿O que nuestros negocios pierden un 2,6 % de ingresos totales al año a causa de las facturas impagadas?
Además, estos impagos pueden acarrear problemas financieros de gran calibre. Y es que si tu negocio no recibe el dinero a tiempo, no podrás gastarlo ni invertirlo.
Para evitar estos contratiempos, hemos redactado esta práctica guía. Te echaremos una mano para que hagas la factura perfecta y te explicaremos exactamente en qué consiste la facturación.
Propósito de una factura
1. Cobra tu trabajo
Por cada factura que envíes, recibirás el dinero por el servicio o producto. De esta manera tu negocio podrá seguir funcionando.
2. Conoce hasta el más mínimo detalle de tus números
Haz un seguimiento de tus facturas emitidas y recibidas en un único sistema para saber exactamente cuánto has ganado y cuánto has gastado. De esta manera, tu declaración también será mucho más fácil de completar.
3. Sé transparente acerca de los productos y servicios por los que vas a cobrar
Ofrece una información clara sobre los servicios y productos para que tu cliente sepa exactamente por lo que va a pagar. Te ahorrarás mucho tiempo y malentendidos.
4. Personaliza tus facturas con tu marca
Esta es una gran oportunidad para desarrollar la imagen de tu compañía. Añade tu logotipo, la información principal de tu negocio y un enlace a tus plataformas de redes sociales.
Términos y condiciones
Muchos negocios deciden incluir sus términos y condiciones en el reverso de la factura. No es un requisito obligado por ley. De hecho, incluir tus términos y condiciones generales en la factura puede generar discusiones. Tanto los consumidores como las empresas clientes pueden argumentar que esos términos y condiciones deberían haber sido compartidos antes y, por lo tanto, no son aplicables.
Para evitar estos malentendidos, es recomendable comunicar tus términos y condiciones en tu oferta o presupuesto (antes de que el producto o servicio se entregue). Para las transacciones B2B, es suficiente con hacer referencia a los términos y condiciones en tu sitio web. Esto no es aplicable a las transacciones B2C. En este caso, es obligatorio añadir tus términos y condiciones en tu presupuesto.
Nota: siempre es buena idea volver a mencionar tus términos y condiciones en tu factura, pero asegúrate de que el contenido corresponde con los términos y condiciones enviados en tu presupuesto inicial. De esta manera, te evitarás malentendidos o discusiones acerca de qué términos se aplican a dicha transacción.
Diferentes tipos de facturas
Factura estándar
El formato básico para una factura debe incluir toda la información básica y se puede utilizar para transacciones con diferentes empresas por parte de diferentes sectores.
Uso: muy común.
Factura comercial
Son facturas especiales diseñadas para el comercio internacional como el envío de bienes desde un país a otro. Contiene los datos de contacto del vendedor y el comprador, los productos vendidos, el coste de los productos y los impuestos a pagar. También cuenta con atributos especiales como el número de identificación del transportista, país de origen, código único de cada uno de los productos así como una declaración de que la factura es auténtica.
Uso: menos común, se utiliza para la declaración en la aduana cuando un producto cruza fronteras internacionales
Factura de progreso
Se trata de una factura que se envía de vez en cuando para mostrar el progreso de un proyecto grande y para citar un importe a pagar porque la compañía tiene que pagar a los empleados que trabajan para ellos durante el proyecto.
Uso: común en la industria de la construcción para obras que se extienden en un periodo largo de tiempo y que son muy caras
Planilla horaria
Es un tipo especial de factura que suelen utilizar los profesionales de servicios que cobran con una tarifa horaria y que suelen hablar de horas facturadas en lugar de productos.
Uso: compañías de servicios como consultoras que ofrecen sus servicios basados en horas
Factura periódica
Son facturas con un importe fijo que se suelen enviar a finales de mes.
Uso: común en los alquileres de espacios o herramientas
Factura proforma, presupuesto, cotización o estimación
Son un tipo de facturas que le dan una idea al comprador de los costes de los productos y servicios, y que se suele usar como compromiso del acuerdo por parte del vendedor para enviar ciertos bienes o servicios al precio estimado. También puede servir como pago por adelantado del importe estimado del proyecto.
Facturación basada en el valor
Es una facturación basada en los servicios proporcionados al cliente y el valor de dichos servicios. El importe de la factura depende de la cantidad del trabajo entregado al cliente, en lugar del tiempo que se ha tardado en completar.
Uso: cuando el valor del servicio o el producto se puede determinar de antemano
Facturación de licitación fija
Es un tipo de facturación ideal para los proyectos con unos requisitos bien definidos en el que se cotiza un precio fijo para el proyecto.
Uso: las empresas pequeñas o servicios de profesionales autónomos
Facturación en función del tiempo
Se trata de una facturación basada en la tarifa por horas y la cantidad de horas trabajadas en un proyecto. La regla de oro para la facturación en función del tiempo es la de no cobrar menos de lo debido por tus servicios.
Uso: los trabajos creativos en los que es difícil calcular de antemano cuánto tiempo te llevará completar un proyecto
Hacer facturas en Word o Excel
1. Abre Word o Excel y selecciona «Nuevo documento» (Documento → Nuevo).
Puedes empezar desde cero y elegir tu propio diseño, o seleccionar una de las plantillas predefinidas, por ejemplo, «Factura» o «Factura comercial».
2. Incluye los datos de tu compañía así como los productos o servicios que proporcionas.
3. Incluye los datos de tu cliente, el número de factura, la fecha y, si es posible, el asunto.
Asegúrate de no dejar fuera ninguno de los elementos obligatorios legalmente.
4. Añade los totales y comprueba los importes.
5. Guarda el archivo, envíaselo a tu cliente y guárdalo (si es aplicable) en tu programa de contabilidad.
Excel se presenta como una opción muy útil ya que puedes usar diferentes fórmulas para calcular los totales o el IVA. Si siempre usas la misma plantilla, no necesitarás recalcular estos importes de cada vez.
Una vez que tengas lista tu factura, puedes imprimirla y enviarla por correo ordinario o electrónico.
E-invoicing
«Italia es el primer miembro de la UE en introducir la facturación electrónica obligatoria para las transacciones B2B. También se rumorea que otros países como España, Grecia o Francia se subirán al carro electrónico próximamente».
Sin embargo, los consumidores pueden negarse a la facturación electrónica por el momento. Si un cliente prefiere la factura en papel, no debería tener que pagar un coste extra. Las empresas no pueden subir el precio de sus productos o servicios porque su cliente se niega a ser facturado electrónicamente. Dicho esto, puedes ofrecer un descuento especial a los clientes que sí prefieran la opción de la facturación electrónica.
Si decides adoptar el sistema de facturación electrónica, es importante que te plantees la siguiente pregunta: ¿por qué elegir una herramienta de facturación online en lugar de herramientas de eficacia probada como Word o Excel? Al no estar diseñadas como herramientas de facturación, enseguida te darás cuenta de las siguientes desventajas a la hora de:
- Hacer el seguimiento de las facturas y los recordatorios de pagos
- Numerar las facturas y el trabajo manual que implica
¿Y qué ocurrirá con esas plantillas personalizadas que has creado en Word o Excel? El programa de facturación te permitirá importarlas con solo unos clics.
Ejemplo de una factura
¿Estás buscando algunos buenos ejemplos de facturas? https://www.teamleader.es/modelo-de-factura cuenta con plantillas estupendas para que te pongas manos a la obra enseguida.Renuncia de responsabilidad
La información presente en esta página se ha publicado únicamente con fines informativos, y no debe interpretarse como un asesoramiento legal, tributario o financiero. La legislación relacionada con la facturación está sujeta a modificaciones y puede variar dependiendo del país de residencia.