Factura

Una factura es un resumen general que enumera los bienes o servicios que has entregado con su precio. Una factura obliga al comprador a pagar y, por lo tanto, funciona como un requerimiento de pago, es decir, un documento donde se especifica la cantidad que el cliente le debe a la compañía que proporciona los bienes o servicios. Para que sea legalmente válida, la factura debe contar con una serie de condiciones y en la sección «Contenido de una factura» te explicaremos cuáles son esos elementos.

En resumidas cuentas, una factura es una confirmación por escrito del acuerdo entre proveedor y comprador donde se enumeran los bienes y servicios además de su precio.

En cambio, la facturación es un término colectivo referido al proceso de creación y envío de las facturas del trabajo que has completado. Para los negocios, esto implica facturas emitidas (las facturas que envías a los clientes) y las facturas recibidas (las facturas que recibes de tus proveedores).

Una factura es obligatoria a efectos del IVA según la normativa de la UE en los siguientes casos:

• la mayoría de suministros de negocio a negocio (B2B)
• ciertas transacciones de negocio a consumidor* (B2C)

*Los negocios deben emitir una factura cuando se suministran bienes a sujetos no pasivos (un individuo privado) en el caso de una venta a distancia que puede ser imponible en otro país de la UE (Fuente: Artículo 33, Directiva IVA).

Las facturas son importantes por varios motivos:

• Para ayudarte a hacer un seguimiento de las transacciones de tus ventas en tu sistema de contabilidad
• Para tus procesos de ventas ya que te indican cuánto dinero has hecho
• A efectos legales puesto que sirven como prueba de tu acuerdo con el cliente. Una factura también invita a tu deudor a pagar.
• Se convierte en un importante documento justificativo en caso de problemas con los pagos. Por ejemplo, con facturas vencidas o extraviadas. En estos casos, puedes proceder con acciones de carácter formal como recordatorios para el pago mediante correo electrónico o con la ayuda de terceras partes para cobrar la deuda.
• A efectos tributarios, para ayudarte a hacer tu declaración de la renta y tener derecho a la deducción del IVA.

Componentes

En términos generales, una factura consiste en tres partes:

1. Encabezado
2. Listado
3. Resumen

El encabezado debe contener ciertos elementos como tu dirección. (El resto de elementos obligatorios se enumeran más adelante). El listado contiene los bienes y/o servicios proporcionados con el precio incluido El resumen de la factura incluye:

1. El importe neto (excluido el IVA)
2. El tipo impositivo y el importe
3. El importe total
4. Los términos de pago
5. Formas de pago

Las facturas se pueden redactar de diferentes maneras. Sin embargo, todas las facturas deben incluir una serie de elementos para que sean legalmente válidas:

1. La palabra «factura» debe aparecer mencionada claramente en la parte superior;
2. La fecha y el número de serie: usa un número diferente por cada factura;
3. La dirección completa de ambas partes;
4. Información para el pago: tu número de cuenta bancaria o los datos de tu cuenta Paypal;
5. Tu código de identificación fiscal (CIF);
6. La fecha de entrega;
7. Una descripción de la naturaleza y la cantidad de bienes y/o servicios para que tus clientes sepan exactamente por lo que van a pagar:
   1. Los diferentes componentes de un proyecto o productos así como el importe por unidad de cada componente;
   2. Tu tarifa horaria y el tiempo que dedicas a cada parte de un proyecto;
8. El tipo impositivo y el importe;
9. El importe a pagar sin IVA.

¿Utilizas un programa de facturación? En este caso, probablemente tengas la opción de comenzar a partir de una plantilla ya existente y, así, ahorrarte mucho tiempo a la hora de redactar tu primera factura.

Si todavía no usas un programa, puedes hacerla con Word o Excel, aunque siempre lleva más tiempo y supone más esfuerzo. Piensa en cómo vas a hacer un seguimiento de los estados del pago, o enviar recordatorios del pago. Para conseguir tu propio estilo, échale un vistazo a https://templates.office.com/en-us/Invoices para inspirarte.

¿Por qué utilizar la facturación online? Cada año, se envían millones de facturas en el mundo. Eso implica toneladas de papel y miles de árboles talados, sin contar con el papel de todos los sobres. Ya solo el aspecto ecológico es razón de peso para considerar la opción electrónica. Además, existen numerosas ventajas en lo que se refiere al programa de facturación online:

1. Menos trabajo administrativo
2. Los pagos son más rápidos
3. Te ahorras dinero (olvídate del papel, los sobres y los sellos)
4. Las facturas están disponibles en cualquier sitio y momento
5. Puedes hacer un seguimiento de las facturas más fácilmente (adiós a las facturas extraviadas)
6. Tu cliente puede pagar online al momento

¿Cuándo es necesaria una factura?

Todo sujeto pasivo que haga negocios en la UE está sujeto a la regulación de facturación de la UE (Artículos 217-240 Directiva IVA). Y en ciertos países también se aplicará la regulación nacional. Te recomendamos que compruebes con las autoridades locales si existen otras normas que debas aplicar en tu país. Dicho esto, las facturas son obligatorias en casi todos los casos cuando vendes productos a sujetos pasivos (trabajadores autónomos, negocios o instituciones gubernamentales). En ciertas transacciones B2C también será obligatorio hacer una factura.

¿En qué momento se envía la factura? Depende del cliente y el tipo de trabajo que realices. Normalmente, las facturas se envían cuando se hacen los pedidos o se completan las tareas. Si trabajas en un proyecto grande, puedes enviar facturas intermedias por el trabajo completado hasta la fecha. Y si vendes suscripciones, entonces enviarás facturas recurrentes en intervalos de tiempo regulares.

Para poder reclamar la devolución del IVA pagado, necesitas una factura con IVA válida. Sin embargo, las autoridades tributarias deben tener en cuenta tanto las facturas como otra información a su disposición cuando valoran la reclamación. Por lo tanto, aunque la factura no incluya todos los elementos legalmente requeridos, las autoridades tributarias no pueden desestimar las reclamaciones basadas solo en este motivo.

Si se te olvida incluir uno de los elementos obligatorios en la factura, puede que tengas que pagar una multa administrativa según el país de residencia. En general, los errores en las facturas son algo común y la mayoría de los clientes suelen ser bastante comprensivos a la hora de corregirlos (siempre que no sea demasiado complicado o suceda demasiado a menudo). En cualquier caso, ¡siempre hay que releer la factura varias veces antes de enviarla!

¿Tienes clientes internacionales? En caso afirmativo, probablemente te suene el término de «factura proforma». Las facturas proforma pueden ser obligatorias para las transacciones internacionales (dependiendo del país de importación). Una factura proforma se parece bastante a una factura normal, pero existen una serie de importantes diferencias:

1. Una factura proforma pertenece a los cargamentos que no requieren pago como, por ejemplo, muestras, partes de repuesto, etc. Por este motivo, las facturas proforma no incluyen una solicitud de pago.
2. Una factura proforma debe incluir claramente la palabra «proforma».
3. Normalmente, las facturas proforma vienen seguidas de una factura real.

Como la factura proforma no es una factura real, no comparte el mismo valor probatorio. Las facturas proforma solo sirven como prueba ante el emisor y no ante el destinatario.

Por ejemplo: si le envías una factura proforma a tu cliente, tu cliente puede decidir si acepta o no tus servicios. En este caso, no puedes llevar a cabo ninguna acción legal por impago de una factura porque las facturas proforma no tienen valor probatorio para el cliente.

Dentro de la Unión Europea, la directiva IVA permite a los países de imponer sus propios plazos en los que es una obligación guardar las facturas. Por lo tanto, el periodo obligatorio para guardar las facturas depende del país donde residas.

¿En qué idioma debo hacer las facturas?

La regulación de la UE determina que las autoridades tributarias pueden solicitar la traducción de las facturas únicamente a efectos de una auditoría. No existe ninguna norma europea acerca de qué idioma se debe usar en las facturas, por lo que se puede utilizar cualquier lengua nacional siempre que sea comprensible para el destinatario.

Una solución muy popular es redactar una factura bilingüe en inglés y la lengua local. Si eliges comunicarte con tus consumidores en una determinada lengua, debes ser consistente. Si, por ejemplo, tu sitio web está en francés y tus términos y condiciones generales también, un consumidor tiene derecho a pedirte una factura en francés.

Puede que tengas facturas impagadas por diferentes motivos. Puede que tu cliente no esté del todo satisfecho con tu producto o servicio, o puede que tu factura sea incorrecta o no sea clara. Una factura incorrecta deja una mala impresión. Si haces tus facturas manualmente sin la ayuda de una herramienta de facturación online, asegúrate de que compruebas todos los detalles varias veces antes de enviarla.

También debes prestar atención a los siguientes detalles:

1. No esperes una semana a hacer tu factura. Cuanto antes reciba la factura tu cliente, antes recibirás tu pago.
2. Envía un recordatorio sobre el pago en cuanto haya vencido el plazo del pago.
3. Si es posible, comprueba la solvencia crediticia o la situación financiera de tu cliente con la ayuda de herramientas de evaluación crediticia.

La regla general para las facturas es: siempre debes quejarte de una factura en un plazo de tiempo razonable tras su recepción. Es decir, cuanto antes lo hagas, mejor. Intenta responder en el plazo máximo de una semana, aunque este periodo no es del todo absoluto. El tribunal decide, según las circunstancias, cuál es este periodo.

Al fin y al cabo, decidir si es razonable o no depende también del motivo por el que estás reclamando. Cuanto más compleja es una factura, se requiere una verificación más exhaustiva y, por lo tanto, dispones de más tiempo para responder. También contarás con más tiempo para responder si tu proveedor ha enviado la factura más tarde de lo debido, o si puedes probar que estabas de viaje o que necesitabas aclarar una serie de cuestiones.

Ten en cuenta que los términos y condiciones generales o el contrato de tu proveedor puede contener un plazo específico para reclamar. Estarás sujeto a dichos términos y condiciones. Si este plazo no es excesivamente corto, puede que haya la posibilidad de que el tribunal decida que ambas partes están sujetas a cumplirlo, a menos que tu cliente tenga una razón de peso para reclamar más tarde.