Rechnung
Die Rechnung ist mit Abstand das wichtigste Dokument in Ihrem Unternehmen. Einerseits ist es ein Beleg dafür, dass Sie eine Dienstleistung erbracht oder eine Ware geliefert haben, andererseits können Sie damit veranlassen, dass Sie für Ihre Leistung auch bezahlt werden.
Doch eine Rechnung an sich ist noch lange keine Garantie für deren Bezahlung. Wussten Sie, dass eine von zehn Rechnungen zu spät bezahlt wird? Oder dass nicht bezahlte Rechnungen in Unternehmen für einen Verlust von 2,6 % des Jahresumsatzes verantwortlich sind?
Dies kann wiederum ernsthafte finanzielle Probleme nach sich ziehen. Denn den Geldbetrag, den Ihr Unternehmen nicht zeitgerecht erhält, kann es auch nicht ausgeben (oder investieren).
Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden verfasst. Er soll Ihnen helfen, eine korrekte Rechnung auszustellen, und Ihnen erklären, worum es bei der Fakturierung geht.
Zweck einer Rechnung
1. Bezahlung für die geleistete Arbeit
Sie erhalten für jede Rechnung Geld, mit dem Sie wiederum Ihren Betrieb am Laufen halten können.
2. Detaillierte Verkaufszahlen
Sie erfassen Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen in einem zentralen System, sodass Sie zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben haben. Dies hilft Ihnen wiederum bei der Steuererklärung.
3. Transparenz bezüglich der verrechneten Waren und DienstleistungenSie listen Dienstleistungen und Waren detailliert auf, sodass Ihr Kunde genau weiß, wofür er bezahlt. Damit ersparen auch Sie sich Zeit und können Missverständnissen vorbeugen.
4. Markenpräsenz Ihres Unternehmens
Eine Rechnung ist ein hervorragendes Mittel zur Imagepflege Ihres Unternehmens. Heben Sie sich hervor, indem Sie Ihr Logo, wichtige Unternehmensinformationen und einen Link zu Ihren Social-Media-Kanälen anbringen.
Geschäftsbedingungen
Viele Unternehmen fügen auf der Rückseite der Rechnung ihre Geschäftsbedingungen ein. Dies stellt keine rechtliche Verpflichtung dar. Im Gegenteil, das Anfügen der Geschäftsbedingungen an die Rechnung gibt sogar oft Anlass zu Diskussionen. Sowohl Privat- als auch Geschäftskunden könnten sich nämlich auf den Standpunkt stellen, dass sie die Geschäftsbedingungen schon zu einem früheren Zeitpunkt hätten präsentiert bekommen sollen und diese daher unwirksam sind.
Deshalb sollten Sie Ihre Geschäftsbedingungen immer schon beim Kostenvoranschlag bekannt geben (vor der Lieferung der Ware/der Dienstleistung). Für B2B-Transaktionen ist es auch ausreichend, auf die Geschäftsbedingungen auf Ihrer Website hinzuweisen. Dies gilt allerdings nicht für B2C-Transaktionen: Hier müssen Sie die Geschäftsbedingungen dem Kostenvoranschlag beilegen.
Hinweis: Es ist empfehlenswert, Ihre Geschäftsbedingungen nochmals auf Ihrer Rechnung zu vermerken, achten Sie aber darauf, dass der Inhalt exakt mit dem in Ihrem ursprünglichen Angebot übereinstimmt. Damit können Unsicherheiten und Diskussionen darüber vermieden werden, welche Ihrer Geschäftsbedingungen bei einer bestimmten Transaktion gelten.
Unterschiedliche Rechnungsarten
Reguläre Rechnung
Eine Rechnung im Standardformat, in der alle nötigen Informationen enthalten sind. Sie kann für unterschiedliche Transaktionen und Branchen verwendet werden.
Verwendung: sehr häufig
Handelsrechnung
Spezielle Rechnung für den Außenhandel wie etwa beim Versand von Waren von einem Land in ein anderes. Sie enthält die Kontaktdetails des Verkäufers und des Käufers, die verkauften Waren, deren Kosten und die zu zahlende Steuer. Sie beinhaltet auch spezielle Angaben wie Identifikationsnummer des Spediteurs, das Ursprungsland, den harmonisierten Code für jeden Artikel und eine Erklärung, dass die Rechnung authentisch ist.
Verwendung: weniger häufig, für die Zollabfertigung, wenn ein Produkt über Landesgrenzen hinweg versendet wird
Teilschlussrechnung
Gelegentlich gesendete Rechnung entsprechend dem Fortschritt eines umfangreichen Projekts. Die Zwischenzahlung ist erforderlich, da das Unternehmen während des Projekts seine Mitarbeiter bezahlen muss.
Verwendung: häufig in der Bauindustrie für Arbeiten, die sich über einen langen Zeitraum erstrecken und sehr teuer sind (z. B. die Errichtung eines Hauses)
Arbeitszeiterfassung
Spezielle von Dienstleistern verwendete Rechnungsart, bei der die Verrechnung auf der Basis von Zeit erfolgt und die Dauer anstelle eines Produkts aufführt.
Verwendung: für Dienstleistungsunternehmen (Beratungsfirmen), die ihre Leistungen auf Zeitbasis anbieten
Wiederkehrende Rechnung
Dies ist eine Rechnung über einen festen Betrag, die normalerweise immer am Monatsende gesendet werden.
Verwendung: normalerweise in der Vermietungsbranche (z. B. für Werkzeuge, Raum)
Proformarechnung, Kostenvoranschlag oder Angebot
Rechnung, die den Käufer über die Kosten von Waren und Dienstleistungen informiert und vonseiten des Verkäufers eine Verpflichtung darstellen kann, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu einem geschätzten Preis zu verkaufen. Diese Rechnung kann auch zur Vorauszahlung für die geschätzten Kosten verwendet werden.
Wertbasierte Abrechnung
Verrechnung auf der Basis der dem Kunden bereitgestellten Dienstleistungen und deren Wert. Der Rechnungsbetrag hängt vom Arbeitsaufwand ab, der für den Kunden geleitet wird, und nicht so sehr von der Zeit, die für die Fertigstellung nötig ist.
Verwendung: wenn der Wert einer Dienstleistung oder eines Produkts schon vorab festgestellt werden kann
Pauschalabrechnung
Diese Rechnung eignet sich am besten für Projekte mit exakt definierten Anforderungen, sodass ein Fixpreis angegeben werden kann.
Verwendung: Kleinunternehmen oder Freiberufler
Zeitbasierte Abrechnung
Verrechnung auf der Basis eines Stundensatzes und nach den an einem Projekt gearbeiteten Stunden. Als goldene Regel dieser Verrechnungsart gilt, den Rechnungsbetrag für Ihre Dienstleistungen nicht zu niedrig anzusetzen.
Verwendung: kreative Tätigkeiten, bei denen Sie nicht genau wissen, wie lange Sie für ein Projekt benötigen
Erstellen von Rechnungen in Word oder Excel
1. Öffnen Sie Word oder Excel und wählen Sie „Neue Datei“ („Datei“ → „Neu“).
Sie können eine Rechnung völlig neu erstellen und Ihr eigenes Layout entwerfen oder die Vorlage „Rechnung“ oder „Firmenrechnung“ auswählen.
2. Geben Sie Ihre Firmendaten und die von Ihnen bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen ein.
3. Geben Sie die Kundendaten, die Rechnungsnummer, das Datum und unter Umständen einen Betreff ein.
Vergessen Sie keine rechtlich erforderlichen Elemente!
4. Geben Sie die Rechnungsbeträge ein und prüfen Sie diese.
5. Speichern Sie die Datei. Speichern Sie sie auch in Ihrer Buchhaltungssoftware (sofern Sie eine verwenden).
Excel bietet den Vorteil, dass Sie die Mehrwertsteuerbeträge mithilfe von Formeln berechnen können. Wenn Sie immer dieselbe Vorlage verwenden, müssen Sie diese Beträge nicht jedes Mal neu berechnen.
Danach können Sie die Rechnung ausdrucken und per Post oder online per E-Mail versenden.
E-invoicing
„Italien ist das erste EU-Mitgliedsland, das die E-Fakturierung für B2B-Transkationen gesetzlich vorschreibt. Andere Länder wie Spanien, Griechenland und Frankreich sollen angeblich bald folgen.“
Beachten Sie aber, dass derzeit Konsumenten elektronische Rechnungen noch ablehnen können. Wenn Kunden eine Papierrechnung bevorzugen, dürfen dafür auch keine zusätzlichen Kosten verrechnet werden – Unternehmen dürfen den Preis von Waren oder Dienstleistungen nämlich nicht anheben, weil ein Kunde elektronische Rechnungen ablehnt. Umgekehrt können Sie aber Kunden, die sich für elektronische Rechnungen entscheiden, einen speziellen Rabatt anbieten.
Wenn Sie auf die elektronische Fakturierung umsteigen, stellt sich jedoch eine wichtige Frage: Warum sollten Sie ein Online-Tool verwenden und nicht altbewährte Software wie Word oder Excel? Da diese Tools nicht ausdrücklich zur Fakturierung konzipiert wurden, zeigen sich schon bald ihre Nachteile:
- Verfolgen von Rechnungen und Zahlungserinnerungen
- Die manuelle Arbeit bei Folgerechnungen
Und was passiert mit den Vorlagen, die Sie in Ihrem unternehmenseigenen Design in Word oder Excel erstellt haben? Die können Sie mit nur wenigen Klicks in die Fakturierungssoftware importieren.
Beispiel einer Rechnung
Suchen Sie eine Musterrechnung? Auf https://templates.office.com/en-us/Invoices finden Sie einige sehr gute Vorlagen, die Sie sofort verwenden können.
Haftungsausschluss
Die Angaben auf dieser Seite dienen ausschließlich zur Information und sollten nicht als rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung verstanden werden. Beachten Sie bitte, dass die Gesetze zur Rechnungsstellung Änderungen unterliegen und in Ihrem Wohnsitzland anders sein können.