Rechnung

Eine Rechnung ist eine Aufstellung der von Ihnen gelieferten Waren oder Dienstleistungen sowie des jeweiligen Preises. Eine Rechnung verpflichtet den Käufer zur Zahlung und dient daher als Zahlungsforderung (über den Betrag, den ein Kunde einem Unternehmen für gelieferte Waren oder Dienstleistungen schuldet). Um rechtsgültig zu sein, muss eine Rechnung gewisse Bedingungen erfüllen. Näheres dazu erklären wir im Abschnitt „Inhalt einer Rechnung“.

Kurz gesagt ist eine Rechnung die schriftliche Bestätigung einer Vereinbarung zwischen Anbieter und Käufer, in der Waren oder Dienstleistungen und ihr Preis aufgelistet werden.

Fakturierung ist ein Sammelbegriff für das Erstellen und Versenden von Rechnungen über die von Ihnen erbrachten Leistungen. Für Unternehmen umfasst dies sowohl Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die an Kunden gesendet werden) als auch Eingangsrechnungen (Rechnungen, die das Unternehmen von Lieferanten erhält).

Gemäß EU-Recht muss eine Rechnung für mehrwertsteuerliche Zwecke in folgenden Fällen ausgestellt werden:.

• Bei den meisten B2B-Lieferungen (Business-to-Business)
• Bei gewissen* B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer)

*Unternehmen müssen eine Rechnung ausstellen, wenn sie Waren mittels Fernabsatz (telefonisch und über das Internet) an eine nicht steuerpflichtige Person verkaufen (normalerweise eine Privatperson) und die Leistung in einem anderen EU-Land steuerpflichtig ist (Quelle: Artikel 33 der MwSt-Richtlinie).

Rechnungen sind aus mehreren Gründen wichtig:

• Für Ihre Buchführung, da Sie mit ihnen Ihre Verkaufstransaktionen verfolgen können
• Für Ihren Verkaufsprozess, da sie zeigen, wie viel Geld Sie erwirtschaften
• Für rechtliche Zwecke, da sie als Nachweis für eine Vereinbarung mit Ihrem Kunden dienen. Außerdem fordert eine Rechnung Ihren Schuldner zur Zahlung auf.
• Sie sind wichtige Dokumente im Fall von Problemen mit der Bezahlung, z. B. bei überfälligen oder nicht vorhandenen Rechnungen. In diesem Fall können Sie formelle Maßnahmen ergreifen, wie beispielsweise das Versenden von Zahlungserinnerungen per E-Mail oder das Einschalten einer Drittpartei zum Einziehen der Schulden.
• Für steuerliche Zwecke, um Ihre Mehrwertsteuererklärung zusammenzustellen und das Recht auf Vorsteuerabzug zu erhalten.

Im Allgemeinen besteht eine Rechnung aus drei Abschnitten:

1. Kopfbereich
2. Rechnungspositionen
3. Zusammenfassung

Im Kopfbereich stehen die zwingend erforderlichen Elemente wie Ihre Adresse. (Die anderen Pflichtbestandteile finden Sie weiter unten.) Die Rechnungspositionen beinhalten die von Ihnen gelieferten Waren und/oder Dienstleistungen sowie deren Preis. Die Zusammenfassung besteht aus:

1. Dem Nettobetrag (exkl. MwSt.)
2. Dem Mehrwertsteuersatz und dem Mehrwertsteuerbetrag
3. Dem Gesamtbetrag
4. Den Zahlungsbedingungen
5. Den Zahlungsoptionen

Der Aufbau von Rechnungen kann variieren. Doch jede Rechnung muss gewisse Elemente enthalten, um rechtsgültig zu sein:

1. Das Wort „Rechnung“ sollte deutlich am oberen Rand stehen
2. Ein Datum und eine fortlaufende Rechnungsnummer: jede Rechnung muss eine andere Nummer aufweisen
3. Die vollständige Adresse beider Parteien
4. Zahlungsinformationen: Ihre Bankkontonummer oder PayPal-Informationen
5. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (oder Steuernummer)
6. Das Lieferdatum
7. Eine Beschreibung der Art und der Qualität der Waren und/oder Dienstleistungen, damit Ihr Kunde genau weiß, wofür die Bezahlung ist:
8. Die unterschiedlichen Bestandteile eines Projekts oder Produkts und den Stückpreis für jeden Bestandteil
9. Ihren Stundensatz und die Zeit, die Sie für jeden Teil des Projekts aufgewendet haben
10. Den Mehrwertsteuersatz und den Mehrwertsteuerbetrag
11. Den Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer

Verwenden Sie Fakturierungssoftware? Dann steht Ihnen wahrscheinlich eine Vorlage zur Verfügung. Damit sparen Sie bei der Erstellung der ersten Rechnung sicherlich Zeit.

Wenn Sie keine Fakturierungssoftware nutzen, können Sie auch Word oder Excel verwenden – obwohl die Rechnungsstellung damit mühsamer und zeitaufwendiger ist – denken Sie nur an das Überprüfen des Zahlungsstatus oder das Versenden von Zahlungserinnerungen. Wenn Sie auf der Suche nach einem individuellen Layout sind, können Sie sich Inspirationen von den Musterrechnungen auf https://templates.office.com/en-us/Invoices holen.

Warum Online-Fakturierung? Jahr für Jahr werden Millionen von Rechnungen quer über den Erdball verschickt. Allein das erfordert Tonnen von Papier und Tausende Bäume – ganz zu schweigen von den Briefumschlägen. Doch abgesehen vom Umweltaspekt bietet Online-Fakturierungssoftware noch weitere Vorteile:

1. Sie haben einen geringeren administrativen Aufwand.
2. Sie erhalten die Bezahlung rascher.
3. Sie sparen Geld (kein Papier, keine Umschläge, keine Briefmarken).
4. Sie können von überall und jederzeit auf Ihre Rechnungen zugreifen.
5. Sie können Rechnungen leichter verfolgen, sodass nichts mehr verloren geht.
6. Ihr Kunde kann sofort online bezahlen.

Wann ist Fakturierung zwingend erforderlich?

Jede steuerpflichtige Person, die innerhalb der EU eine Geschäftstätigkeit ausübt, ist an EU-weite Fakturierungregeln (Artikel 217-240 der MwSt-Richtlinie) gebunden. In gewissen Ländern gelten auch die nationalen Gesetze des jeweiligen Landes. Wir empfehlen, sich bei den örtlichen Behörden zu erkundigen, ob in Ihrem Land strengere Regelungen in Kraft sind. Meist sind Rechnungen obligatorisch, wenn Sie steuerpflichtigen Personen (Selbstständigen, Unternehmen oder staatlichen Institutionen) Waren verkaufen. Bei gewissen B2C-Transaktionen muss ebenfalls eine Rechnung ausgestellt werden.

Der Zeitpunkt des Rechnungsversands hängt zum Großteil vom Kunden und der Art der Arbeit ab. Meist werden Rechnungen versendet, nachdem Bestellungen abgewickelt oder Aufgaben ausgeführt wurden. Wenn Sie an einem umfangreichen Projekt arbeiten, können Sie Zwischenabrechnungen für die bisher geleisteten Arbeiten ausstellen. Wenn Sie Abonnements verkaufen, stellen Sie in regelmäßigen Abständen wiederkehrende Rechnungen aus.

Für die Rückerstattung der Vorsteuer benötigen Sie eine gültige MwSt-Rechnung. Bei der Überprüfung müssen Steuerbehörden jedoch neben dem Wortlaut der Rechnung auch sonstige Informationen überprüfen. Deshalb: Selbst wenn eine Rechnung nicht alle rechtlich erforderlichen Elemente enthält, kann die Steuerbehörde den Antrag auf Vorsteuerabzug nicht nur allein aus diesen Gründen ablehnen.

Wenn Sie einen Pflichtbestanteil einer Rechnung vergessen haben, könnten Sie in manchen Wohnsitzländern eine Verwaltungsstrafe erhalten. Im Allgemeinen wird jedoch davon ausgegangen, dass Rechnungsfehler einfach passieren. Die meisten Kunden zeigen Verständnis und ermöglichen Ihnen die Behebung dieser Fehler – vorausgesetzt, es wird nicht zu kompliziert und passiert nicht allzu oft. Es lohnt sich aber definitiv, Rechnungen vor der Zustellung nochmals zu überprüfen.

Arbeiten Sie manchmal auch für internationale Kunden? Dann haben Sie vielleicht schon einmal von einer Proformarechnung gehört. Diese sind bei manchen internationalen Transaktionen obligatorisch (abhängig vom Importland). Eine Proformarechnung sieht in etwa so aus wie eine reguläre Rechnung, weist aber einige Unterschiede auf:

1. Eine Proformarechnung wird für Lieferungen ausgestellt, für die keine Zahlung erfolgt, z. B. für Muster, Ersatzteile. Deshalb enthält eine Proformarechnung keine Zahlungsforderung.
2. Eine Proformarechnung sollte deutlich den Wortlaut „Proformarechnung“ aufweisen.
3. Häufig folgt auf eine Proformarechnung die tatsächliche Rechnung.

Weil eine Proformarechnung keine wirkliche Rechnung ist, besitzt sie nicht dieselbe Gültigkeit als Nachweis. Proformarechnungen sind nur für den Lieferanten verbindlich, nicht aber für den Empfänger.

Ein Beispiel: Auf Anfrage senden Sie eine Proformarechnung an Ihren Kunden. Der Kunde entscheidet sich schließlich für einen anderen Anbieter. In diesem Fall können Sie keine unbezahlte Rechnung einklagen, da die Proformarechnung für Ihren Kunden keine rechtliche Verpflichtung zur Bezahlung darstellt.

Gemäß der MwSt-Richtlinie können die einzelnen Länder innerhalb der Europäischen Union selbst bestimmen, wie lange Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Dies bedeutet, dass die verpflichtende Dauer der Aufbewahrung einer Rechnung von dem Mitgliedsland abhängt, in dem Sie wohnhaft sind.

In welcher Sprache sollten Rechnungen ausgestellt werden?

Laut EU-Vorschriften können örtliche Steuerbehörden die Übersetzung von Rechnungen zu Überprüfungszwecken verlangen (was sie manchmal auch tun). Es gibt aber keine speziellen EU-Regeln bezüglich der Sprache, in der eine Rechnung verfasst sein muss. Im Prinzip kann deshalb jede Sprache verwendet werden, solange sie für die Zielpersonen verständlich ist.

Eine beliebte Lösung sind zweisprachige Rechnungen, wobei eine in der Landessprache und die andere auf Englisch ausgestellt wird. Wenn Sie mit Ihren Kunden in einer bestimmten Sprache kommunizieren, sollten Sie diese durchgehend verwenden. Sind Ihre Website und Geschäftsbedingungen beispielsweise auf Französisch, so kann ein Kunde eine französische Rechnung verlangen.

Werden Rechnungen nicht bezahlt, kann dies mehrere Gründe haben. Ihr Kunde könnte unzufrieden mit der Ware oder Dienstleistung sein, Ihre Rechnung könnte unklar oder einfach inkorrekt sein. Eine falsch ausgestellte Rechnung macht immer einen schlechten, unprofessionellen Eindruck. Wenn Sie Rechnungen manuell ohne Online-Fakturierungs-Tool erstellen, sollten Sie sie vor dem Versand nochmals überprüfen.

Achten Sie dabei auf Folgendes:

1. Warten Sie nicht mit der Ausstellung der Rechnung. Je schneller Ihr Kunde die Rechnung erhält, desto schneller erhalten Sie die Bezahlung.
2. Senden Sie eine Zahlungserinnerung, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist.
3. Überprüfen Sie die Kreditwürdigkeit oder finanzielle Lage Ihres Kunden, sofern dies möglich ist, z. B. mithilfe von Kreditbewertungs-Tools.

Die allgemeine Regel bei Rechnungen lautet: Die Beanstandung einer Rechnung muss stets innerhalb eines angemessenen Zeitraums ab dem Rechnungserhalt erfolgen. In der Praxis bedeutet das: Je eher, desto besser. Idealerweise sollten Sie eine Rechnung innerhalb einer Woche anfechten, dieser Zeitrahmen ist jedoch nicht in Stein gemeißelt: Im Ernstfall entscheidet das Gericht, wie lange dieser Zeitraum in Anbetracht der gegebenen Umstände ist.

Schließlich hängt auch der angemessene Zeitraum, in dem eine Rechnung beanstandet werden kann, davon ab, wogegen Sie Beschwerde einlegen. Je komplexer eine Rechnung ist und je mehr Kontrolle sie erfordert, desto länger haben Sie dafür Zeit. Auch wenn die Rechnung von Ihrem Lieferanten zu spät übermitteln wurde oder Sie nachweisen können, dass Sie auf Geschäftsreise waren oder zunächst einige Fragen geklärt werden mussten, haben Sie mehr Zeit zur Beanstandung.

Beachten Sie, dass in den Geschäftsbedingungen oder im Vertrag des Lieferanten ein bestimmter Zeitraum festgelegt sein kann, in dem Sie eine derartige Beanstandung vorbringen können. Diese Bedingungen sind verbindlich. Wenn dieser Zeitrahmen nicht unangemessen kurz ist, kann es sein, dass das Gericht urteilt, dass beide Parteien sich daran zu halten haben, außer die entsprechende Partei hatte einen triftigen Grund, verspätet darauf zu reagieren.