Scrum im Projektmanagement: So machst du agile Arbeit alltagstauglich

Scrum ist eine beliebte agile Projektmanagement-Methode - und das aus gutem Grund. Denn mit Scrum arbeitest du effizienter, effektiver und flexibler. Keine Ahnung, was die Scrum-Methode genau bedeutet? Zeit, das zu ändern! In diesem Artikel erfährst du, was Scrum ist, wie es funktioniert und welche Vor- und Nachteile Scrum hat. Alles, was du brauchst, um durchzustarten.

Scrum ist eine agile Projektmanagement-Methode, die dir hilft, Projekte flexibler und effizienter zu steuern. Es gibt mehrere agileProjektmanagement-Methoden, wie Kanban und XP, aber Scrum ist mit Abstand die beliebteste. Das liegt am einfachen Framework, das viel Raum für Anpassungen lässt. Anstatt monatelang an einem großen Plan festzuhalten, arbeitest du in Iteration(en) - sogenannten Sprints. Jede Iteration liefert ein kleines, aber verwertbares Ergebnis, das du sofort testen und verbessern kannst.

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Bei Scrum im Projektmanagement (auch Scrummen genannt) teilst du ein Projekt in kleine, überschaubare Teile auf. Statt eines langen Wegs zum Endprodukt arbeitest du in Schritten an Teilprodukten, die zusammen das Endergebnis bilden.

Scrum arbeitet mit Iterationen (sich wiederholenden Zyklen) von 1 bis 4 Wochen, auch Sprints genannt. In jedem Sprint liefert das Team ein (Teil-)Produkt oder verbessert ein bestehendes Produkt. Nach jedem Sprint kann der Kunde Feedback zum (Teil-)Produkt geben und das Team bestimmt die nächsten Schritte. So kannst du immer schnell auf Veränderungen reagieren und bleibst eng mit dem Kunden in Kontakt. Das macht die Methode agil.

Original image: HQ SEO Blog Scrum Inline

Scrum besteht aus verschiedenen Komponenten:

• Product Backlog:
  Der Product Owner sammelt alle Wünsche von internen und externen Stakeholdern und trägt diese in den Product Backlog ein. Diese Wünsche, auch Backlog Items genannt, werden in User Stories ausformuliert. Die wichtigsten User Stories stehen ganz oben im Backlog.

Der Product Backlog entwickelt sich während des gesamten Projekts weiter. Du startest also nie mit einem vollständig ausgefüllten und endgültigen Backlog.

• User Story:
  Eine User Story ist eine kurze Beschreibung einer Funktion des Endprodukts aus Sicht des Nutzers. Oft wird dafür folgendes Format verwendet: "Als [Endnutzer] möchte ich [Beschreibung Produkt], damit ich [Wunsch]".

Beispiel für IT im Bildungswesen:
"Als Elternteil möchte ich Einblick in die Noten meines Kindes, damit ich den Schulfortschritt verfolgen kann."

• Sprint:
  Ein Sprint ist ein Zeitraum von 1 bis 4 Wochen, in dem das Entwicklungsteam an einem (Teil-)Produkt oder einer Verbesserung eines Produkts arbeitet.
• Sprint Backlog:
  Zu Beginn jedes Sprints wählt das Team die User Stories aus dem Product Backlog aus, an denen gearbeitet wird. Diese kommen in den Sprint Backlog, eine visuelle Übersicht der Aufgaben für den Sprint.

Jede User Story wird in kleinere Aufgaben aufgeteilt, die maximal einen Arbeitstag dauern dürfen. So bleibt der Überblick erhalten. Die Aufgaben werden in drei Phasen unterteilt:

• To do (noch zu erledigen)
• Doing (in Bearbeitung)
• Done (abgeschlossen)

So hast du immer einen klaren Überblick über den Projektfortschritt.

• Sprint Planning:
  Die Sprint Planning kannst du als kleines StückProjektplanung sehen. Während der Sprint Planning bestimmt das Team, welche Backlog Items im nächsten Sprint angegangen werden.
• Daily Standup:
  Auch Daily Scrum genannt: ein tägliches Meeting von maximal 15 Minuten zu Beginn des Arbeitstages. Hier besprechen die Teammitglieder:
  • Was sie gestern gemacht haben.
  • Woran sie heute arbeiten.
  • Ob es Hindernisse gibt.

Dank dieser Stand-ups reduziert sich die Anzahl der Meetings und die Kommunikation im Team verbessert sich.

• Sprint Review:
  Am Ende jedes Sprints präsentiert das Team die gelieferte Arbeit. Stakeholder geben Feedback und die nächsten Schritte werden bestimmt. Basierend darauf kann der Product Backlog angepasst werden.
• Sprint Retrospective
  Die Sprint Retrospective findet direkt nach der Sprint Review statt. Hier reflektiert das Team über den vergangenen Sprint. Es wird auf Zusammenarbeit, Prozesse und Tools geschaut:
  • Was lief gut?
  • Was könnte besser laufen?
  • Welche Verbesserungen setzen wir um?

Alle oder ein Teil dieser Verbesserungspunkte werden in die nächste Sprint-Planung mitgenommen.

Für einen reibungslosen Workflow innerhalb von Scrum hat jeder eine klare Rolle. So weiß jedes Teammitglied genau, was von ihm erwartet wird. Die folgenden Rollen werden verteilt:

• Das Entwicklungsteam ist verantwortlich für die Entwicklung der (Teil-)Produkte während des Sprints. Dieses Team besteht aus 3 bis 9 Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten. Das Team ist so aufgestellt, dass mindestens 80% der Arbeit intern erledigt werden kann.
• Der Scrum Master facilitiert den Scrum-Prozess und coacht das Team. Der Scrum Master ist Teil des Entwicklungsteams, mischt sich aber nicht in den Inhalt der Arbeit ein.

Der Scrum Master sorgt für:

• Das Facilitieren der Meetings für Sprint Planning, Daily Stand-up, Sprint Review und Sprint Retrospective.
• Die Begleitung des Teams im Scrum-Prozess.
• Einen optimalen Ablauf der Meetings durch Betonung ihrer Bedeutung und ihres Zwecks.
• Der Product Owner vertritt die internen und externen Stakeholder und ist die Brücke zwischen Team und Stakeholdern. Im Gegensatz zum Scrum Master ist der Product Owner kein Teil des Entwicklungsteams.

Wichtige Aufgaben des Product Owners sind:

• Die Wünsche und Anforderungen der Stakeholder sammeln.
• Diese Wünsche in Backlog Items und User Stories für den Product Backlog übersetzen.
• Den Product Backlog priorisieren.
• Über Marktentwicklungen auf dem Laufenden bleiben.
• Eine klare Vision für das Endprodukt entwickeln.

Arbeiten, wie du willst

Scrum ist nicht umsonst so beliebt im Projektmanagement. Es hat ziemlich viele Vorteile:

1. Flexibilität durch agiles Arbeiten. Scrum hält deine Projektausführung flexibel und macht Kurskorrekturen einfach. Änderungen in deinem Projekt kannst du daher schnell umsetzen, ohne deine komplette Planung durcheinanderzubringen.
   
2. Du kannst schnell starten. Nie wieder endlos an einem Projektplan schreiben, bevor du überhaupt anfängst. Stattdessen teilst du das Projekt in kleinere Teile auf und führst diese in Sprints von 1 - 4 Wochen aus. So kannst du praktisch sofort loslegen.
   
3. Gut für deinen Cashflow. Da du schneller loslegst, kannst du schneller (Teil-)Ergebnisse liefern. Das bedeutet, dass du schneller Wert schaffst – und in manchen Fällen schneller abrechnen kannst.
   
4. Kein komplizierter Kram. Scrum ist einfach zu verstehen und umzusetzen. Keine dutzenden Rollen oder komplizierten Prozessschritte. Es ist eine zugängliche Projektmanagement-Methode, die dein Team schnell versteht.
   
5. Ein stärkeres Teamgefühl und mehr Eigeninitiative. Das Entwicklungsteam hat innerhalb von Scrum viel Autonomie. Das sorgt für ein höheres Maß an Engagement und ein starkes Teamgefühl. Ergebnis: mehr Arbeitsfreude und bessere Resultate.
   
6. Mehr Kontakt zwischen Kunde und Team. Die Sprint Review gibt dem Kunden die Chance, rechtzeitig Feedback zu geben, damit das Team zwischendurch nachjustieren kann. Das sorgt für besseres Erwartungsmanagement und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Aber wie alles hat auch Scrum Nachteile:

1. Du kannst nicht einfach mit Scrum anfangen. Dein Team muss erst die Scrum-Methode beherrschen. Oft ist es notwendig, zuerst eine Schulung zu absolvieren. Dabei müssen die Rollen verteilt und die Meetings eingerichtet werden. In der Startphase kann es nützlich sein, einen erfahrenen Scrum-Coach mitlaufen zu lassen, um alles in die richtigen Bahnen zu lenken.
   
2. Scrummen um des Scrummens willen. Manchmal sind Teams so auf Scrum fokussiert, dass sie vergessen, warum sie es verwenden: um ein (Projekt-)Ziel zu erreichen. Scrum muss zu deinem Unternehmen und deinen Projekttypen passen. Zweifelst du, ob es die richtige Methode ist? Hol dir erst Rat.
   
3. Wenig Raum für Ad-hoc-Arbeiten. Scrum arbeitet mit einer straffen Sprint-Planung, in der Aufgaben im Voraus bestimmt und eingeplant werden. Das bedeutet, dass wenig Raum für spontane oder unerwartete Aufgaben bleibt. Wenn deine Organisation viele unvorhergesehene, dringende Arbeiten hat, kann das eine Herausforderung sein. In so einem Fall musst du gut überlegen, ob Scrum der richtige Ansatz ist – oder ob eine flexiblere Methode wie Kanban besser passt.

Die Beliebtheit von Scrum zeigt jedoch, dass die meisten Unternehmen die Vorteile höher bewerten als die Nachteile. Oft sorgt die Implementierung von Scrum für einen schnelleren und flexibleren Ablauf der Projektausführung.

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• Du planst schneller und smarter. Verwende die Planung ähnlicher Projekte wieder oder kopiere sie und spare Zeit.
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