Run je agency op één plek met de krachtigste agencysoftware.
neemt je uitdagingen onder de loep.
op maat.
4089 agencies kunnen zich niet vergissen:
Klinkt dit je bekend in de oren?
neemt je uitdagingen onder de loep.
Je bent niet alleen. Tijd om te gluren bij de buren!
Agency Life is een bekroonde contentreeks waarin toppers uit Belgische en Nederlandse (en ondertussen ook Franse en Duitse) agencies de heetste hangijzers uit de sector bespreken. Verwacht waardevolle inzichten, tegenstrijdige meningen en bakken met inspiratie.
het runnen van een agency.
Elk agency draait op 5 pijlers.
Met Teamleader Orbit ondersteunen we je agency in elk van de volgende vijf pijlers:
Operational excellence
Niks geeft zoveel voldoening als een agency dat op rolletjes loopt, toch? Door processen zowel te standaardiseren als te stroomlijnen zorg je ervoor dat je binnen budget blijft en steeds kwalitatief hoogstaand werk levert. Dankzij deze pijler betekenen meer opdrachten ook effectief meer winst. Capaciteitsplanning, time sheets en billability spelen daarin een cruciale rol. Vraag maar aan je Traffic Planner of Operations Manager!
Teamleader Orbit helpt je agency om operationele obstakels te overwinnen:
-
Offertes
- Maak gebruik van vaste blokken met veelvoorkomende diensten om vlot offertes te maken, en dat helemaal in je eigen huisstijl.
- Dupliceer makkelijk je offerte om verschillende versies voor te leggen.
- Krijg telkens een notificatie wanneer klanten je offerte weigeren of goedkeuren.
- Zet je offerte vervolgens in twee klikken om naar een project of factuur.
-
Projectmanagement
- Bereken makkelijk de doorlooptijd van een project dat in nauwe verbinding staat met de capaciteitsplanning via een Gantt-grafiek.
- Bepaal zo makkelijk hoeveel fte’s je nodig hebt, blokkeer tijd in hun agenda, en dat allemaal terwijl er rekening gehouden wordt met de backlog.
-
Budgetcontrole
- Zie in real time de impact op je marge wanneer er meer of minder gewerkt wordt aan een project. Houd zo een vinger aan de pols.
- Geef die waardevolle informatie door aan je sales team wanneer een type project systematisch verlieslatend is.
-
Resource- & capaciteitsplanning
- Krijg zicht op het werk dat gedaan is, nog uitgevoerd moet worden, nog niet toegewezen is en eraan komt.
- Stem dat af op het beschikbare personeel.
- Maak zo makkelijk de personeelsplanning, en dat per individu, skill, team ...
-
Time sheets
- Laat medewerkers makkelijk hun werkuren bijhouden met behulp van time sheets.
- Sleep projecten in hun planning of laat hen de timer gebruiken – geen excuses meer!
- Zie bovendien in één oogopslag wie hun werkuren niet of deels geregistreerd heeft.
-
Verlofregeling
- Stel de sluitingsdagen van je agency in, alsook de vakantiedagen, het ouderschapsverlof, het ziekteverlof … van je medewerkers.
- Koppel dit aan je capaciteitsplanning om een reëel beeld te krijgen van je resources.
neemt je uitdagingen onder de loep.
Eén van mijn favoriete functies is de capaciteitsplanning. Als ik naar de rapporten van individuele mensen kijk, dan zie ik in één oogopslag wat er allemaal in de backlog zit en merk ik dat ik iemand 138% nodig heb. Dan is het duidelijk dat ik beter ondersteuning zoek.
Gecentraliseerde rapportage
Project profitability, billability, sales targets … Wie droomt er nu niet van één enkele bron van waarheid? Als je alle data op één plek verzamelt, voor iedereen toegankelijk, dan kunnen er weloverwogen beslissingen genomen worden in en over je agency. Door de juiste KPI’s te definiëren en die systematisch op te volgen krijg je bovendien sterke rapportage. Met deze tweede pijler krijg je zelfs antwoorden op vragen waar je zelf nog niet aan gedacht had. Loert innovatie daar om de hoek?
Teamleader Orbit helpt je agency om de vinger aan de pols te houden:
-
Realtime overzicht van inkomsten
- Maak een accurate prognose van alles wat er al gefactureerd is, wat er nog gefactureerd moet worden en wat er nog zit aan te komen.
- Krijg zo een financiële forecast voor de komende maand, het komende kwartaal of jaar.
-
Organisatie- & teamprestaties
- Bekijk het gemiddelde tarief, de billability en de nettocapaciteit per medewerker, skill, team …
- Ontdek hoe je de efficiëntie van je organisatie kan verhogen.
-
Uitgebreide projectrapportage
- Krijg een helder overzicht van de status en marge per project.
- Ontdek welke projecten winstgevend/verlieslatend zijn en welke in gevaar komen, en dat per klant, project owner of dienst.
-
Rapporten op maat
- Bouw zelf rapporten op maat.
- Trek zelfs grafieken binnen vanuit Excel, Looker, Microsoft Power BI … en pas rechtstreeks vanuit je Teamleader Orbit-account dingen aan.
- Werk zo helemaal vanuit één plek.
neemt je uitdagingen onder de loep.
Vroeger was het analyseren van data een hel; vandaag is dat peanuts. We beschikken ondertussen over een massa data die we heel overzichtelijk kunnen weergeven. En nog veel belangrijker: we kunnen er snel en eenvoudig de juiste inzichten uithalen. Ik heb maar een paar kliks nodig om te weten of we de komende maanden te veel of te weinig projecten in de pijplijn hebben.
Inkomstenbeheer
Als agency is het verleidelijk om je te verliezen in het creatieve proces. Het is je blinde vlek. Toch is het belangrijk om te weten wat je wanneer kan factureren, zodat je geen bank hoeft te spelen voor je klant. Met deze derde pijler houd je je cashflow gezond, waardoor je jezelf heel wat financiële stress bespaart en in staat stelt om betere bedrijfsbeslissingen te nemen. Creëren zit in je natuur, maar winst maken is toch essentieel voor het bestaan van je agency.
Teamleader Orbit helpt je agency om de verkoopcyclus beter te begrijpen:
-
Facturatie
- Maak correcte facturen aan in je eigen huisstijl, en dat vanuit een offerte of project.
- Nadat je je factuur verstuurd hebt, kan je die op het klantenportaal (kanban board of Peppol) zetten om nadien nog te raadplegen.
-
Voorschotten & abonnementen
- Maak voor de aanvang van een project een voorschotfactuur aan om al een percentage van het werk aan te rekenen.
- Maak ook recurrente facturen aan om materiaal en/of werkuren op periodieke basis aan te rekenen, en dat helemaal automatisch.
-
Retainers
- Maak retainers of dienstcontracten aan voor klanten.
- Spreek op voorhand het budget op maand- of jaarbasis af, waarbinnen je vervolgens x-aantal uren of projecten kan uitvoeren.
-
Aankopen & bestellingen
- Stuur je aankoopfactuur automatisch door naar de boekhouding en bekijk in real time de betaalstatus.
- Volg zo de aankoop van je freelancer of bestelling van Google Ads makkelijk op.
-
Debiteurenbeheer
- Verstuur automatische betalingsherinneringen wanneer de door jouw ingestelde betaaltermijn verstreken is.
- Laat de betaalstatus van je factuur automatisch updaten via een gestructureerde mededeling.
-
Beheer van freelancers & onderaannemers
Koppel een aankoopfactuur van een freelancer of onderaannemer aan de juiste PO’s, waardoor het bedrag automatisch verspreid wordt over de verschillende projecten heen.
neemt je uitdagingen onder de loep.
Vroeger hanteerden we een maandafsluiting: we maakten een overzicht van alle afgeronde projecten en factureerden die in enkele dagen. Daar zijn we van afgestapt. Vandaag maken we – zodra een (deel)project afgerond is – de factuur op. Dat heeft niet alleen een positieve impact op onze cashflow, maar spreidt ook de administratielast voor je financeteam.
Klantengroei
Meer klanten betekent meer opdrachten. Maar 'meer' is niet per se goed. De uitdaging ligt erin om de juiste klanten aan te trekken. De kans is groot dat je organisatie heel goed weet voor welke klanten ze willen werken. Zo groei je niet op goed geluk, maar doelgericht. Bovendien zien we dat gemiddeld 70% van de omzet voortkomt uit bestaande klanten. Daarom is het zinvol om een goede land-and-expand strategie uit te bouwen. Zo breng je extra diensten in kaart die voor zowel je agency als de klant een meerwaarde kunnen betekenen.
Teamleader Orbit helpt je agency om weloverwogen beslissingen te nemen over de groeistrategieën:
-
Leadmanagement
- Kwalificeer leads en volg ze moeiteloos op.
- Krijg een duidelijk beeld van elke stap in het verkoopproces.
- Verlies zo geen enkele verkoopkans uit het oog.
-
Meerdere verkooppijplijnen
- Visualiseer waar prospecten zich bevinden in de verkooptrechter, en dat voor verschillende verkoopstrategieën, diensten, markten …
- Vind alles overzichtelijk terug in je deal, van offertes tot de status van het project.
-
Deal forecast
- Voorspel je totale omzet door elke deal nauwgezet op te volgen.
- Bereken bovendien de impact van je deal op de beschikbaarheid van je team door het te koppelen aan je capaciteitsplanning.
neemt je uitdagingen onder de loep.
Teamleader Orbit werkt écht voor onze industrie. Ik kan meer tijd besteden aan verkoop en nieuwe business. Waarvoor ik vroeger honderd Excel-tabellen nodig had, heb ik nu gewoon één tool nodig.
Verbonden tools
Elk agency gebruikt een grote verscheidenheid aan digitale tools. Ze helpen je om projecten te beheren, taken te automatiseren, inzichten uit gegevens te halen … Maar waar zit nu precies de correcte, meest recente informatie? Als alle losse tools met elkaar in verbinding staan en gegevens uitwisselen, dan pas heb je 100% betrouwbare data waarop je blindelings kan vertrouwen. Met deze vijfde pijler werk je aan één bron van waarheid en zorg je ervoor dat alle teams onderling in contact staan.
Teamleader Orbit helpt je agency om een digitale werkplek te creëren.
neemt je uitdagingen onder de loep.
De doorslaggevende factor om voor Teamleader Orbit te kiezen? De integraties. Zo konden we bijvoorbeeld integreren met Bob50, ons boekhoudsysteem. Nu hebben we alles op één plek.
Jouw agency is uniek, maar heb je het al eens vergeleken?
Teamleader voerde de eerste vergelijkende studie ooit uit naar de manier waarop agencies gerund worden. Het resultaat? Nooit eerder geziene inzichten en een goede benchmark voor elk type agency. Ontdek waar je groeipotentieel ligt en hoe andere agencies het doen.
vullen. Krijg meteen de resultaten te zien.
Eersteklassoftware voor agencies.
Teamleader Orbit is speciaal ontwikkeld voor ambitieuze agencies met meer dan 20 medewerkers. Samen nemen we de uitdagingen van je agency onder de loep en kijken we hoe onze krachtige agencysoftware daar een antwoord op kan bieden. We gaan geen enkele uitdaging uit de weg.
Echte verandering komt van binnenuit. Behoorlijk eng.
Reken daarom op ons vanaf dag één.
Veranderen naar Teamleader Orbit? Dat gaat niet over één nacht ijs.
Dit is onze standaardprocedure:
Aarzel niet om je bezorgdheden uit te spreken.
We maken tijd om te luisteren naar je noden via een kennismakingsgesprek.
Daarna gaan we dieper in op je interne processen en pijnpunten aan de hand van een assessment.
We brengen je huidige situatie in kaart en tonen hoe Teamleader Orbit je agency kan helpen. Dat doen we via een demo op maat.
Ben je overtuigd? Dan maken we een concreet actieplan op om de transitie zo vlot mogelijk te laten verlopen.
We heten je agency officieel welkom in onze Teamleader-community. Vervolgens begeleiden we je stap voor stap en zorgen we ervoor dat je data vlekkeloos wordt overgezet.
Eerlijk? Onze accountmanagers waren er niet gerust in. We moesten een driehonderdtal projecten overzetten, er mocht geen informatie verloren gaan en we konden ons niet te veel vertraging veroorloven. Maar Teamleader heeft dat uitstekend gedaan, zonder issues!