Een factuur maken, hoe doe je dat? (+ voorbeelden)

Als ondernemer waak je best met evenveel zorg over je facturen als een grootmoeder over haar kristallen glazen. Overdreven? Helemaal niet! En daar zijn drie goede redenen voor:

1. Facturen staan synoniem voor ‘ka-ching’. Een factuur is een bewijs dat je bepaalde producten of diensten leverde voor een bepaalde prijs, een schuldvordering. Voldoen ze niet aan de regels en weigert je klant om te betalen? Dan kun je fluiten naar je centen.
2. Foute facturen zijn ‘ka-ching’ voor de fiscus. Als je facturen niet kloppen, dan loop je risico op sancties. Dat geldt trouwens niet alleen voor de facturen die jij opstelt (verkoopfacturen), maar ook voor de incorrecte facturen van je leveranciers (aankoopfacturen).
3. Facturen geven inzicht in je bedrijf. Ze tonen je inkomsten en uitgaven, waardoor je de financiële gezondheid van je eigen zaak in kaart kunt brengen.

Facturen zijn zoals pilsbieren: het ene is zeker en vast de andere niet (ooit al eens Budweiser geproefd?). Grosso modo bestaan er 8 verschillende soorten facturen:

Een standaardfactuur bevat standaardinformatie – what’s in a name – en wordt euh, standaard gebruikt voor verschillende transacties in verschillende sectoren.

1. Een standaardfactuur bevat standaardinformatie – what’s in a name – en wordt euh, standaard gebruikt voor verschillende transacties in verschillende sectoren.
2. Een commerciële factuur wordt gebruikt wanneer je goederen van het ene naar het andere land verzendt.
3. Bij grote projecten – bijvoorbeeld in de bouw – kun je een periodieke of tussentijdse factuur versturen telkens als er een deel afgewerkt is. Zo genereer je ook tijdens een project inkomsten.
4. Reken je geen producten of diensten aan, maar wel uren aan een vaste prijs? Dan vermeld je die duidelijk op een factuur op basis van tijdregistratie via time sheets. Vooral freelancers, consultants en agencies maken hier gebruik van.
5. Voor klanten waar je continu voor werkt, stel je om de zoveel tijd een recurrente factuur op. Bijvoorbeeld op het einde van de maand.
6. Voor de aanvang van een opdracht kun je je klant een voorschotfactuur sturen om reeds een percentage van je werk aan te rekenen.
7. Met een pro-formafactuur geef je de geschatte prijs van bepaalde goederen of diensten door. Die is vaak identiek aan een offerte.
8. Bij een factuur op basis van waarde hangt het bedrag af van de hoeveelheid werk die je hebt geleverd. Vooral handig als je de waarde van een dienst of product op voorhand kunt bepalen.
9. Een factuur met een vaste prijs is het best geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen. Vooral kmo’s en freelancers maken hier gebruik van.

Om het met de wijze woorden van Samson & Gert te zeggen: factureren, factureren, wie zijn best doet, zal het leren. En laat dat nu net onze expertise zijn!

• Ofwel via Excel, lekker old-school.
• Ofwel via een tool, Teamleader Focus bijvoorbeeld - we zeggen maar iets! Snel facturen maken, ze opvolgen en je inkomsten voorspellen: met Teamleader Focus wordt factureren een fluitje van een cent.

Een factuur bestaat doorgaans uit drie onderdelen: een factuurkop, factuurregels en een factuurvoet. Zie het als de Hei­li­ge Drie­vul­dig­heid, want elk component bevat een aantal verplichte elementen om wettelijk geldig te zijn.

In de factuurkop vermeld je enerzijds jouw gegevens:

• duidelijk het woord ‘factuur’ met het volgnummer
• de datum van opmaak
• je bedrijfsnaam en bedrijfsvorm (bv, nv, cv …)
• je volledige adres
• je bankrekeningnummer
• je btw- of ondernemingsnummer
• de leveringsdatum van de goederen of diensten

Daarnaast neem je ook de informatie van je klant op in de factuurkop:

• de officiële bedrijfsnaam
• het volledige adres
• het btw-nummer

In de factuurregels beschrijf je de goederen en/of diensten en hun hoeveelheid. Concreet betekent dat:

• In het geval van goederen vermeld je de verschillende onderdelen en de bijbehorende eenheidsprijs.
• In het geval van diensten vermeld je het uurtarief en de tijd die je spendeerde aan elk deel van het project.

In de factuurvoet vermeld je:

• het nettobedrag (bedrag zonder btw)
• het btw-percentage en -bedrag
• het totaalbedrag
• de betalingstermijn
• de betaalmogelijkheden

• Algemene voorwaarden zijn zoals een bijsluiter: niemand leest ze. Toch kan het slim zijn om ze op te nemen in je factuur, want ze zijn juridisch bindend en beschermen je tegen wanbetalers. Tip: Je vindt heel wat standaardteksten via Google.
  Opgelet! Is je factuur bestemd voor een particulier? Dan moet je diezelfde voorwaarden ook vermelden op je offerte. Voor bedrijven volstaat het om te verwijzen naar je website.
• Een vervaldatum van de factuur is nuttig voor de betaler om mee rekening te houden.

Een bedanking voor de bestelling of opdracht. Of een oproep om je zaak te volgen op sociale media.

Neen. Het bedrag op een offerte is indiciatief, niet definitief. Een offerte is dus vrijblijvend, maar formaliseert jouw aanbod om iets tegen een bepaalde prijs te doen of leveren.

Je klant kan de offerte ofwel impliciet (door de uitvoering ervan), ofwel expliciet (door de ondertekening ervan) aanvaarden. In beide gevallen gaan ze automatisch akkoord met je algemene voorwaarden. Wat daarin staat, is dus doorslaggevend. Alleen wanneer de klant de offerte ondertekent, is die ook juridisch bindend. In dat opzicht is het dus wél interessant om er goed over na te denken en je werk niet te onder- of overschatten.

Dat is afhankelijk van het taalgebied waarin de exploitatie- of bedrijfszetel van je onderneming gevestigd is. Doodsimpel dus! Maar we zouden België niet zijn als dat niet ingewikkeld was. Daarom zetten we alles even op een rijtje:

• Bevindt je exploitatiezetel zich in het Nederlands/Frans/Duits taalgebied? Dan schrijft de wet voor dat je je facturen in het Nederlands/Frans/Duits moet opstellen.
• Bevindt je exploitatiezetel zich in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad? Dan moet je je facturen in het Nederlands opstellen voor je Nederlandstalige klanten en in het Frans voor je Franstalige klanten.
• Bevindt je exploitatiezetel zich in een faciliteitengemeente? Dan moet je Nederlands gebruiken in het Vlaams Gewest of de Brusselse rand en Frans in het Waalse Gewest.

Wordt deze regel geschonden? Dan wordt de factuur nietig verklaard. Het is dus opletten geblazen!

Goede kunstenaars kopiëren, grote kunstenaars stelen. En dat geldt evengoed voor het opstellen van facturen. Om je een zetje in de goede richting te geven, stellen wij alvast onze templates gratis ter beschikking:

Op zoek naar een specifieke voorbeeldfactuur? Neem dan zeker een kijkje in onze templategalerij.

Onze templates kun je makkelijk aanpassen met je eigen factuurgegevens en huisstijl. En je mag op beide oren slapen: onze voorbeeldfacturen zijn opgesteld volgens de regels van de kunst. We garanderen dat zelfs de meest strenge btw-controleur geen opmerkingen zal hebben. Pinky promise!

Als een verplichte vermelding ontbreekt op je factuur, dan riskeer je een administratieve geldboete:

• € 25 per factuur (met een minimum van € 50 en een maximum van € 500) bij een eerste overtreding, op voorwaarde dat deze niet bewust gemaakt was en de Schatkist niet schaadt;
• € 50 per factuur (met een maximum van € 250) bij een eerste overtreding die niet voldoet aan de voorwaarden hierboven vermeld;
• € 125 per factuur (met een maximum van € 1.250) bij een tweede overtreding;
• € 250 per factuur (met een maximum van € 5.000) bij volgende overtredingen.

Of een proportionele geldboete (maximum 200% van de verschuldigde btw) wanneer er een fout staat in:

• het volgnummer, de bedrijfsnamen en -vormen of adressen;
• de aard, hoeveelheid of prijs van de geleverde goederen of diensten.

Maar missen is menselijk! Een fout kun je snel weer rechtzetten met een creditnota voor de foute factuur (die zorgt voor een boe­king langs cre­dit­zij­de) en een nieuwe, correcte factuur.

Stel je je facturen even traag op als George Martin boeken schrijft, dan heb je een probleem. Wettelijk gezien is de uiterste datum de 15de dag van de volgende maand na levering. Anders kan de overheid je boetes opleggen. Een voorbeeld: leverde je bijvoorbeeld op 23 april goederen aan de klant, dan heb je tot 15 mei om je factuur op te stellen en te versturen.

Toch maak je er best een gewoonte van om je factuur meteen te versturen als een bestelling of project afgerond is. In het begin van de maand heb je doorgaans flink wat kosten. Als je klanten snel hun facturen betalen, dan kun je makkelijker het nodige bedrag neertellen en geraak je niet in cashflow problemen.

Onbetaalde facturen zijn een nachtmerrie voor elke onderneming. Toch krijgt iedereen er vroeg of laat wel eens mee te maken. Gelukkig is er een stappenplan voor wanbetalers. Volg je mee?

1. Ga preventief te werk. Als je goederen verkoopt, kun je kopers vooraf laten betalen. Als je diensten verkoopt, dan kun je heel wat maatregelen tegen wanbetalers opnemen in je algemene voorwaarden.
2. Ga over tot een minnelijke invordering. In dat geval mag een schuldeiser een schuldenaar aansporen tot betaling van schulden via bijvoorbeeld aanmaningsbrieven. Hiervoor kun je gerust een advocaat, gerechtsdeurwaarder, notaris of incassobureau aanstellen.
3. Ga over tot een gerechtelijke invordering. Hier voeg je de daad bij het woord en stap je naar de rechtbank.

In Teamleader Focus kun je onbetaalde facturen makkelijk opvolgen: je kunt automatische herinneringen instellen en op elk moment de betaalstatus raadplegen.

De btw op je factuur is een cruciaal gegeven. Btw staat voor ‘belasting over de toegevoegde waarde’. Het is een aanslag bovenop de prijs die jij vraagt voor je product of dienst. De deal is: je klant hoest het op en jij stort het vervolgens door aan de staat. Standaard geldt het btw-tarief van 21% op goederen en diensten. Voor bepaalde activiteiten geldt een verlaagd tarief van 12%, 6% of zelfs 0%. Ontdek hier welk btw-tarief jij moet hanteren.

Het is belangrijk om de bedragen op je factuur altijd exclusief btw te vermelden. Daaronder kun je dan het btw-bedrag en het bedrag inclusief btw vermelden, zoals in het voorbeeld hieronder:

OmschrijvingBedragSEO audit€ 1000BTW 21%€ 210totaal incl BTW€ 1210

Ben je een kleine onderneming en stijgt je jaaromzet niet boven € 25.000? Dan kun je voor een vrijstellingsregeling kiezen en hoef je helemaal geen btw aan te rekenen. In dat geval volstaat het om ‘bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen’ te vermelden op je facturen. Let wel, dat betekent ook dat je zelf geen btw kunt terugvorderen van je gemaakte beroepskosten. Informeer je dus goed!

Als je factureert naar het buitenland, dan hoef je helemaal geen btw aan te rekenen. Voor je eigen btw-aangifte wordt dan nog een onderscheid gemaakt tussen een buitenlandse klant:

• Binnen de EU. Op je factuur vermeld je ‘btw verlegd’ of ‘reverse charge’. Nadien voeg je de factuur toe aan je intracommunautaire listing, waar men de btw-gegevens van de desbetreffende klant kan terugvinden.

Buiten de EU. Op je factuur vermeld je ‘dienst belastbaar waar de ontvanger is gevestigd’ of ‘service taxable in the country of the recipient’. Deze factuur komt dan terecht in rooster 47 van je btw-aangifte.

De inktpatronen van je printer zijn nog maar eens leeg, het adres past net niet op de enveloppe en hoe minnelijk hij ook probeert te lachen, het gezicht van koning Filip op de postzegel is geen esthetische meerwaarde. Papieren facturen kosten je tijd, geld en allesbehalve gemoedsrust. Want hoe ben je zeker dat je factuur heelhuids bij je klant terechtkomt?

Daarom maken steeds meer zelfstandigen gebruik van digitale facturen met een online tool zoals Teamleader Focus

We zetten alle voordelen op een rijtje:

1. Een forse tijdswinst. Klik, klik, klik. In een mum van tijd heb je een factuur opgesteld in je eigen huisstijl. Ook het inboeken, verzenden en verwerken ervan verloopt digitaal en dus sneller.
2. Je bespaart centen. De kostprijs van software blijft doorgaans gelijk, ongeacht hoeveel facturen je verstuurt. Enveloppen, inktpatronen, postzegels … heb je niet langer nodig.
3. Het is doodsimpel. Je bent er zeker van dat je factuur bij de juiste persoon terechtkomt. Bovendien kunnen ze je factuur op elk moment bekijken: vanop de smartphone, tablet of computer, en dat op kantoor, op vakantie of in de koekenrayon van de Colruyt.