factuur voorbeeld

6 tips voor het maken van succesvolle facturen

We ontvangen betalingen allemaal graag op tijd. Als ondernemer of kmo, heb je nu eenmaal een positieve cashflow nodig, anders heeft jouw bedrijf geen kans op slagen.

Met de allerbeste tips voor facturatie, ontvang je sneller betalingen. Gebruik de factuur-templates hieronder als de ultieme basis voor succes:

line
wees kristalhelder

1. Verstuur je factuur meteen en wees kristalhelder

Net een klant overtuigd om je product of dienst aan te schaffen? Als je je factuur pas na een paar dagen verzendt, blijkt daaruit dat je weinig geeft om betalingen.Conclusie: verstuur je factuur gewoon meteen na de levering of vlak nadat je een deal hebt beklonken. Wacht dus niet tot de dag erna.

Vooraleer je een factuur verstuurt, check je bovendien best nog eens of die aan alle criteria voldoet:

  • Kan je de factuur gemakkelijk doornemen?
  • Bevat het alle noodzakelijke informatie? (vb. hoeveelheden, eenheidsprijs, subtotaal, btw, totaal)
  • Vertel je duidelijk hoeveel de klant moet betalen, tegen wanneer en hoe ze kunnen betalen?
  • Heb je alle nodige voorwaarden en policies toegevoegd? (vb. terugbetalingsvoorwaarden, boetes bij laattijdige betalingen)
korte betalingstermijnen

2. Kies voor korte betalingstermijnen

Hoe korter de betalingstermijn, hoe beter. Denk aan 30 dagen, of zelfs 15. Door klanten een kortere termijn op te leggen, stijgt de kans dat ze tijdig betalen. En dat betekent een sterke cashflow voor jouw bedrijf.

Volg klanten proactief op. Schakel hiervoor technologie in: stuur automatische betalingsherinneringen een week voor het verstrijken van de termijn. Zo vermijd je smoesjes van klanten die te laat betalen. In het geval dat een klant de termijn toch overschrijdt, neem je best meteen actie met aanmaningen. Vergeet zeker ook niet om flexibele betaalmethoden aan te bieden en voeg altijd je bankgegevens en bedrijfsadres toe.

geef je factuur een nummer

3. Nummer altijd je facturen

Details zoals genummerde facturen zie je misschien over het hoofd, maar maken een wereld van verschil. Het geeft een professionele toets aan je factuur en is bovendien ook heel praktisch: met een logische, heldere nummering volg je sneller klanten en betalingen op. Dit komt zeker ook van pas voor het beheren van je belastingen, voornamelijk tijdens drukke en stressvolle periodes, zoals het eindejaar. Als nummers elkaar overlappen, dan is opvolging een stuk moeilijker. En we willen uiteraard niet dat er details verloren gaan, hé?

Online

4. Bied online betalingsmogelijkheden

Heel wat klanten beheren betalingen op het web. Met deze optie beperk je de tijd om een betaling in orde te brengen. Bied online overschrijvingen aan met een debet- of kredietkaart zoals MasterCard, Visa of American Express, maak je PayPal-account aan, of kies een betaalmethode die je klanten graag gebruiken.

automatiseer

5. Automatiseer je facturatie

Kies voor een strategie waarbij je zo weinig mogelijk tijd stopt in het maken, verzenden en opvolgen van facturen. Er is geen enkele reden meer om nog manueel facturen te versturen. Cloud-tools maken het voor iedereen heel gemakkelijk om het facturatieproces te automatiseren. Voor klanten die regelmatig of op vaste tijdstippen aankopen doen, kan je zelfs recurrente facturen inplannen.

Nog een extra voordeel aan het automatiseren van je facturen: niet langer manueel gegevens invoeren. Koppel dus je facturatie-tool met je boekhoudprogramma zoals o.a. Exact Online, Yuki, Octopus of WinBooks om facturen automatisch te boeken. Zo hoef je niet langer manueel gegevens in te voeren, bespaar je tijd en voorkom je dure fouten.

persoonlijke touch

6. Voeg een persoonlijk toets aan je facturen toe

Zorg ervoor dat klanten meteen weten dat een factuur van jouw onderneming komt. Gebruik je bedrijfslogo en de kleuren van je huisstijl om een ​​professionele, herkenbare factuur te maken. Zorg ook voor een persoonlijke en unieke begeleidende tekst voor elke factuur die jouw tone-of-voice weerspiegelt, zoals: “Het is een plezier om zaken met je te doen”, “Ik hoop dat je geniet van onze producten”, enzovoort. Nogmaals, de details maken een blijvende indruk.

Laat meteen een goede indruk na bij je klanten en gebruik deze template om van je facturatie een succes te maken:

line

Ingevolge het downloaden van de factuur template erkent de gebruiker dat:
TEAMLEADER geen enkele garantie biedt dat de template voldoet aan de voorschriften of de vereisten die op eender welk juridisch vlak van toepassing zijn. Evenwel engageert TEAMLEADER er zich toe dat deze template in overeenstemming is met de voorschriften of vereisten die gelden op grond van Europese wetgeving op het moment dat de template gedownload wordt. TEAMLEADER kan bijgevolg niet aansprakelijk gesteld worden voor eender welke navolgende wijziging van om het even welke aard in dergelijke wetgeving en/of voorschriften. Het gebruik van de template op eigen verantwoordelijkheid en risico plaatsvindt, alsook dat de gebruiker zelf dient na te gaan of de template op grond van nationale wetgeving (zoals maar niet beperkt tot vrijstelling en/of verlegging van BTW en/of sector-specifieke bepalingen) dient aangevuld te worden

Download mijn factuur-templates