Meten is weten: de belangrijkste sales KPI’s voor ieder bedrijf

Sales KPI's zijn cruciaal voor het succes van je bedrijf omdat ze:

• Prestaties meten
  KPI’s bieden objectieve gegevens over hoe het verkoopteam presteert en hoe zich dit verhoudt tot je gestelde doelen.
• De motivatie en focus van je teamleden stimuleren
  Verkoopteams blijven beter gefocust en gemotiveerd dankzij de duidelijke doelen en meetbare prestaties.
• Je helpen strategische beslissingen te maken
  KPI's helpen bij het identificeren van sterke en zwakke punten, waardoor gerichte actieplannen kunnen worden ontwikkeld.
• Het verkoopproces optimaliseren
  KPI's geven inzicht in de effectiviteit van verschillende verkoopstrategieën en -processen. Dankzij deze inzichten kan je je verkoopproces verbeteren. Meer verkopen met minder gedoe dus!
• Klanttevredenheid verbeteren
  Met KPI's kan je de klantrelaties gedetailleerd monitoren. Deze data verzamel je bijvoorbeeld in je crm. Met deze KPI’s identificeer je sneller kansen om de klanttevredenheid en -loyaliteit te verhogen.

Er zijn talloze sales KPI’s. In deze lijst vind je sales KPI’s waarmee je je sales team ondersteunt, stuurt en stimuleert. Dit betekent natuurlijk niet dat je deze KPI’s allemaal nodig hebt voor jouw bedrijf. Bepaal eerst de prioriteiten van jouw onderneming. Wil je bijvoorbeeld de groei van je bedrijf stimuleren? Of juist liever het resultaat van de huidige investeringen maximaliseren? Aan de hand van deze prioriteiten kies je de juiste KPI’s om bij te houden. 

Veel bedrijven evalueren hun verkoopcijfers één keer per jaar. Maar als je deze cijfers maandelijks of ieder kwartaal bijhoudt, zie je direct of je op koers zit om je jaardoelstellingen te bereiken. Het grote voordeel is dat je zo sneller kan bijsturen: doelgroepen opnieuw of scherper definiëren, je aanpak herbekijken, hulp inschakelen voor je salesteam, … .

Formule sales growth (%): [(verkoop huidige periode - verkoop vorige periode) / verkoop vorige periode] x 100

Dit is het percentage klanten dat in een bepaalde periode stopt met het kopen van producten of diensten. Een hoge churn rate kan wijzen op problemen met klanttevredenheid of productkwaliteit. Met een goed crm-systeem is deze data gemakkelijk te volgen.

Formule customer churn rate (%): (aantal vertrokken klanten in een periode / totaal aantal klanten aan het begin van de periode) x 100

Afhankelijk van de sector waarin je werkt is dit ook wel: average contract value of average order value. Dit is de gemiddelde waarde van iedere verkoop of contract. Deze KPI helpt bij het begrijpen van de koopgewoonten van je klanten. Zo identificeer je makkelijker kansen om de gemiddelde aankoopwaarde te verhogen.

Formule average purchase value: totale verkoopwaarde / aantal transacties

Het aantal nieuwe leads dat in een bepaalde periode wordt gegenereerd. Deze KPI geeft inzicht in de effectiviteit van je leadgeneratie strategie. Daalt deze KPI? Dan kan het zijn dat je je leadgeneratie strategie moet aanpassen.

Formule nieuwe leads in de pipeline: nieuwe leads in de pipeline = aantal nieuwe leads in een periode

Dit helpt bij het begrijpen van de vooruitzichten en mogelijke inkomsten in elke fase van het verkoopproces.

Formule bedrag van deals in verschillende fasen van de verkoopfunnel: bedrag per verkoopfase = som van de dealwaardes in een specifieke fase

Deze KPI meet het totale aantal gesloten deals in een bepaalde periode (maand/kwartaal/jaar). Zo meet je de productiviteit van het verkoopteam.

Formule number of deals: number of deals = totaal aantal gesloten deals in een periode

Het percentage deals dat afkomstig is uit verschillende bronnen. Denk bijvoorbeeld aan aanbevelingen van andere klanten, organische zoekresultaten, betaalde advertenties, socials, etcetera. Dit stelt je in staat om de effectiviteit van verschillende marketingkanalen te evalueren.

Formule percentage from source (%): (aantal deals uit een specifieke bron / totaal aantal deals) x 100

Dit is het percentage deals dat is toegewezen aan specifieke verkoopmedewerkers versus deals zonder een toegewezen eigenaar. Zo kan je potentieel verlies van leads door gebrek aan toewijzing identificeren, waardoor je je verkoopproces kan verbeteren.

Formule percentage deals met eigenaar (%): (aantal deals met eigenaar / totaal aantal deals) x 100

Formule percentage deals zonder eigenaar (%): (aantal deals zonder eigenaar / totaal aantal deals) x 100

Door te weten hoeveel deals zich in elke fase bevinden, je de middelen en aandacht beter toewijzen. Bijvoorbeeld, als er veel open deals zijn, kan het nodig zijn om extra verkoopondersteuning te bieden om deze deals te sluiten. Ook kan het langer volgen van deze KPI trends onthullen, zoals seizoensgebonden fluctuaties of veranderingen in de marktvraag.

Formule verdeling van open, gewonnen en verloren deals:

• Open deals (%): (aantal open deals / totaal aantal deals) x 100
• Gewonnen deals (%): (aantal gewonnen deals / totaal aantal deals) x 100
• Verloren deals (%): (aantal verloren deals / totaal aantal deals) x 100

Deze KPI meet de tijd die verstrijkt voordat er voor het eerst contact wordt gelegd met een lead. Dit kan helpen bij het verbeteren van de reactietijd van het verkoopteam. Zorg er dus altijd voor dat je een goed crm gebruikt waarin deze gegevens nauwkeurig geregistreerd worden.

Formule tijd tot eerste contact: totaal aan verstreken tijd voor eerste contact / aantal leads

De gemiddelde tijd die een deal in elke fase van de verkoopfunnel doorbrengt. Dit biedt inzicht in de efficiëntie van het verkoopproces en helpt bij het identificeren van eventuele knelpunten die de voortgang van deals kunnen vertragen.

Formule length of pipeline stages: totaal aan verstreken tijd in het specifieke stadium / aantal deals in dit stadium

Deze KPI meet de gemiddelde tijd dat een deal open blijft in de pipeline. Zo ontdek je hoe snel leads door de verkoopfunnel bewegen en kan je mogelijke verbeterpunten vaststellen.

Formule average lead time: totaal aan verstreken tijd van alle open deals / aantal open deals

Je kan de conversion rate KPI op drie manieren inzetten:

De kans dat een specifieke deal wordt gewonnen. Dit wordt vaak berekend op basis van eerder verzamelde data en helpt bij het prioriteren van leads.

Formule win probability (%): (aantal gewonnen deals / totaal aantal actieve deals) x 100

De totale waarde (aankopen, upsells, cross-sells, verlengingen) die een klant naar verwachting zal genereren gedurende de gehele relatie met je bedrijf. Deze KPI helpt je met het voorspellen van je omzet.

Formule CLTV: (gemiddelde aankoopwaarde x gemiddeld aantal bestellingen per jaar x gemiddelde klant levensduur in jaren) / aantal klanten 

De kosten die gepaard gaan met het verwerven van een nieuwe klant. Denk aan alle salarissen, bonussen, fees, campagnekosten, … die je uitgeeft om leads aan te trekken en te converteren. Hoe lager je customer acquisition cost (CAC), hoe efficiënter je salesinspanningen en hoe winstgevender je bedrijf.

Formule CAC: totale verkoop- en marketingkosten / aantal nieuwe klanten

De tijd die een verkoper gemiddeld nodig heeft om een deal te sluiten. Dit meet je vanaf het eerste contact met een lead tot het moment dat de deal wordt afgerond. Door de aanlooptijden van verschillende verkopers te vergelijken, kun je de prestaties van je verkoopteam beoordelen. Zo kan je realistische verkoopdoelen stellen en identificeer je makkelijker kansen voor training en verbetering.

Formule gemiddelde aanlooptijd verkoper: totaal aan verstreken tijd vanaf eerste contact tot gesloten deal / aantal gesloten deals per verkoper

SKINN beschikt dankzij Teamleader over heldere, ondubbelzinnige data. Dat geeft rust. Managing director Ruth Bossuyt:

Je hebt je prioriteiten bepaald, doelen gesteld en KPI’s gekozen. Maar hoe vaak moet je deze KPI’s dan controleren en bijwerken? 

Over het algemeen is het goed om je KPI’s maandelijks te meten en bij te werken. Natuurlijk is dit wel afhankelijk van de gekozen KPI’s en je doelen. Zo kan je ervoor kiezen om de groei van je verkoopcijfers jaarlijks, elk kwartaal of maandelijks te evalueren. Als je je KPI’s regelmatig bijstelt, kan je in de loop van de tijd trends opmerken. Zo kan je tijdig aanpassingen maken in je verkoopstrategie. 

Laten we als eerste stellen: KPI’s zijn geen doel op zich. Je KPI’s zijn een middel om de prestaties ten opzichte van je doelen te meten. De gemeten KPI laat dus zien of je op de juiste koers ligt.

Vallen de KPI’s tegen in vergelijking met je gestelde doelen? Dan kan je je strategie aanpassen of misschien moet je zelfs je doelen bijstellen. De KPI’s kunnen je wel helpen bepalen waar je je strategie moet aanstellen. Misschien blijkt je leadstrategie inefficiënt te zijn of blijkt dat veel leads op een bepaald punt in de verkoopcyclus afhaken. Zo kan je gericht werken aan het verbeteren van je verkoopstrategie. 

Om je sales KPI’s goed in beeld te brengen is het belangrijk om de grote hoeveelheid data die je verzameld, goed gestructureerd in kaart te brengen. Dit kan je op twee manieren doen:

Wil je graag starten met een programma dat je al hebt en kent? Dan is Excel een prima optie voor het volgen van je sales KPI’s. Er bestaan veel verschillende Excel-templates voor het bijhouden en analyseren van sales KPI’s. Het is simpelweg een kwestie van downloaden, gegevens invoeren, formules instellen en automatiseren.

Een eenvoudige sales KPI-template bevat in ieder geval kolommen voor:

• Datum
• Aantal gegenereerde leads
• Aantal afgesloten deals
• Omzet
• Gemiddelde aankoopwaarde
• Conversiepercentage

Er kleven wel een aantal nadelen aan het volgen van je KPI’s met Excel. Zo is Excel minder geschikt voor het voortdurend bijwerken en weergeven van actuele data en zijn er weinig mogelijkheden voor visualisatie. Wil je snel kunnen inspelen op veranderingen in verkoopcijfers of markttrends? Dan is een dashboard tool beter geschikt om je KPI’s te volgen. Daarbij geeft een dashboard tool – dankzij meer en heldere visuals – je een beter overzicht in de actuele stand van je KPI’s.

Een dashboard tool biedt je meer geavanceerde mogelijkheden voor het analyseren en visualiseren van je KPI’s. Met een dashboard tool als Teamleader Focus:

• Zie je direct hoe je team presteert
  Met overzichtelijke statistieken en rapporten zie je de prestaties van je teamleden per dag, week, maand of in het algemeen. Je kan zelfs filteren op klant of project.
• Heb je altijd zicht op alle lopende deals
  Zo weet je exact welke deal zich in welke fase van het verkoopproces zit, zodat je de juiste prioriteiten kan stellen.
• Kan je je omzet beter voorspellen
  In het pipeline-overzicht zie je snel en eenvoudig de verwachte close rate per fase of zelfs per traject.
• Ontdek je waarom sommige verkoopkansen geen deals zijn geworden
  Met de lost deals-analyse kan je knelpunten in het verkoopproces vaststellen en verbeteren.
• Verkoop je 23% meer en 35% sneller
  Uit onderzoek blijkt dat Teamleader-gebruikers meer én sneller verkopen. Zo converteren bedrijven die Teamleader gebruiken 30% van hun deals en worden twee op de vier deals binnen 16 (!) dagen gesloten.

Als je een goede start wilt maken, is het beter om Excel te laten voor wat het is en direct voor een dashboard tool te kiezen. Wil je het liever eerst uitproberen, zonder direct ergens aan vast te zitten? Dat kan. Je probeert Teamleader Focus 14 dagen geheel gratis. Zonder creditcard en zonder addertjes. Beloofd!

• Wat staat er in een KPI dashboard?

  Een KPI dashboard geeft je zicht op de stand van zaken voor al je KPI’s. Zo zijn complexe data weergegeven in overzichtelijke grafieken en diagrammen en worden actuele gegevens direct verwerkt. Een gespecialiseerde dashboard tool heeft ook de mogelijkheid om verschillende bronnen te koppelen, denk aan je crm-systeem of marketing tools. 

• Hoe maak je een goede KPI?

  Zoals we hierboven beschrijven, is de keuze voor een KPI afhankelijk van je prioriteiten en je doelstellingen. Een KPI is geen doel op zichzelf, waardoor het ook niet direct ‘goed’ of ‘slecht’ is. Wel is het belangrijk dat je KPI aansluit op je doelen, zodat je deze meetbaar maakt. 

• Wat zijn de 6 belangrijkste KPI’s?

  Je KPI’s moeten aansluiten bij de doelstellingen van je bedrijf. Om je een overzicht te geven hebben we een lijst gemaakt van niet 6, maar wel 17 belangrijke KPI’s voor ondernemers. Deze lijst kan je gebruiken om de KPI’s te selecteren die voor jouw onderneming passend zijn. 

• Wat is QBR?

  Qbr staat voor Quarterly Business Review. Ofterwijl een kwartaal review waarin teruggeblikt wordt op de prestaties van het afgelopen kwartaal. Hierbij worden de KPI’s besproken en hoe zij zich verhouden ten opzichte van de gestelde doelen. Aan de hand van deze review kan je ervoor kiezen om de planning of strategie aan te passen, of juist deze koers aan te houden. 

  QBR’s zijn onmisbaar voor de efficiëntie van je bedrijf. Regelmatig de prestaties evalueren stelt je in staat om sneller bij te sturen. Zo kan je optimaal je doelen nastreven en beter inspelen op marktveranderingen.

• OKR vs. KPI: wat is het verschil?

  OKR staat voor Objectives and Key Results. Een OKR stelt een doel met bijbehorende meetbare resultaten (resultaatgericht). Een KPI (Key Performance Indicators) meet de prestaties ten opzichte van de doelen. 

  Een OKR is dus een doel op zichzelf, terwijl een KPI meet hoe de huidige prestaties zich verhouden ten opzichte van een doel. 

• Wat zijn de andere soorten KPI's voor bedrijven?

  Dit is vast niet het antwoord dat je wilt horen: dat verschilt per bedrijf. Dit komt doordat een KPI een middel is om de prestaties te meten ten opzichte van een bepaald doel. De gekozen KPI’s zijn dus afhankelijk van de doelen van een bedrijf. Om je alvast op weg te helpen, hebben we een lijst gemaakt van de 17 meest gebruikte sales KPI’s door ondernemers. Zo kan je de KPI’s selecteren die het beste bij jouw onderneming passen. 

  Naast deze 17 sales KPI’s worden de volgende KPI’s ook veel gebruikt:

  • ROI
    ROI staat voor Return On Investment. Het gaat hierbij om de verhouding tussen de winst van een bedrijf en de kosten van een investering. Hiermee kan je de effectiviteit van verschillende investeringen beoordelen en vergelijken. Denk bijvoorbeeld aan de effectiviteit van marketingcampagnes, projecten of andere zakelijke initiatieven. Je berekent de ROI met de volgende formule: (opbrengst van de investering - kosten van de investering) / kosten van de investering, uitgedrukt als een percentage. Je kan hiermee mede bepalen of een investering winstgevend is geweest.
  • Customer Retention Rate
    Oftewel: klantretentie. Het percentage aan terugkerende klanten laat zien hoe groot de klantloyaliteit is. Een hoog retentiepercentage duidt vaak op een hoge klanttevredenheid, terwijl een laag percentage kan wijzen op problemen zoals ontevredenheid over het product of de service. 
  • Traffic-to-lead (e-commerce)
    Deze KPI wordt vooral in de e-commerce gebruikt. Het meet het percentage websitebezoekers dat converteert naar leads of zelfs klanten. Dit betekent dat de klant bijvoorbeeld een formulier invult, zich inschrijft voor een nieuwsbrief of een product bekijkt of aanschaft.