KPI’s & Benchmarks: wat zijn de favoriete KPI’s van de beste Belgische bureaus?

“Meten is weten” is één van de grootste clichés uit de bedrijfsvoering. “Wat je niet meet, kan je niet verbeteren”, dat hoor je ook wel eens.

Er moet iets van kloppen. Hoe kan het ook anders? Want op 6 februari zakten een hoop enthousiaste agency-mensen af naar de recentste FeWeb Meetup. Topic? Agency KPI’s en benchmarks. Aha!

Al dat schoon volk luisterde er aandachtig naar Peter Van Wijnaerde, Director of Brand Strategy bij Teamleader. Hij praatte er over Teamleader’s Agency Benchmark, editie 2023.

Al dat gepraat over KPI's werkte inspirerend. Dus we trokken onze stoute schoenen aan en begonnen te bellen, op zoek naar een antwoord op de vraag:

"Wat zijn de favoriete KPI’s van de beste Belgische bureaus?"

We kregen drie 3 agency-eigenaars aan de lijn die hun bureau best wel onder controle hebben. Ze werden recent namelijk genoemd als drie van de 100 beste digitale bureaus in België door Digimedia.

Jeroen is founder bij Conversal, een webdesign- en marketingagency. Hij was te zien en te horen in ons Agency Growth panel i.s.m. FeWeb op Work Smarter 2022.

Welke KPIs hou je in de gaten voor het aansturen van je agency?

Onze basisparamater bij Conversal blijft altijd hetzelfde: de kwaliteit van het werk en van de dienstverlening. Die meten we via een NPS-bevraging na elk afgesloten project.

Verder houden wij per project heel nauwkeurig de marge bij die we aan het halen zijn. Al onze medewerkers kunnen die marge op de voet volgen, en nemen dat mee in hun werkzaamheden. Dat laat ons toe om strenger te zijn op "out of scope" werk wanneer we merken dat de projectmarge al onder druk staat. 

Als een project minder rendabel blijkt te zijn, gaan we dit uiteraard perfect afwerken zoals het hoort aan de afgesproken prijs. Maar we leren hier wel uit voor soortgelijke projecten in de toekomst.

Wat is je advies voor agencies die in de Digimedia Top 100 willen geraken? Kijk niet alleen naar je omzet, maar ook naar wat er overblijft aan het einde van de rit! 

Wij hebben jaren gekend met een sterke omzet(groei) maar als puntje bij paaltje kwam, bleef er weinig over. Dan ben je beter kieskeuriger in je projecten. Misschien draai je dan wat minder omzet, maar houd je wél meer winst over. Je moet gewoon durven kiezen.

Het is verleidelijk om altijd aan de vraag van elke potentiële klant te willen voldoen. Dat legt op den duur een zodanig grote druk op je agency dat je in een voortdurende golfbeweging zit van aanwerven en weer bijsturen. Dat zorgt zeker niet altijd voor meer winst. En uiteindelijk is het ook die "digitale brutomarge" die de ranking van de Digimedia Top 100 bepaalt.

Tom Van den Bergh is CEO bij RCA, en ook de auteur van ‘Beyond Brands’. Hij gaf de keynote Brand New Matters op Work Smarter 2022.

Welke KPIs hou je in de gaten voor het aansturen van je agency?
Voor de Digimedia Top 100 bepaalt de omzet natuurlijk veel. Zelf kijk ik met veel meer interesse naar de kolom BM/DS, oftewel Brutomarge/Digital Staff. Elk bureau dat erin slaagt om die KPI te werken en zo hun omzet te doen groeien, is heel sterk bezig.

Wat is je advies voor agencies die in de Digimedia Top 100 willen geraken? 

Het is vooral belangrijk om jezelf als bureau uit te dagen. Een plek in de Top 100 is dan zo'n heel concrete mijlpaal, die toont dat je business groeit en schaalt. En tegelijk is het niets om je blind op te staren. Mijn belangrijkste tip is eigenlijk een heel simpele: focus op groei in kwaliteit, talent en klanten en je zal automatisch omhoog klimmen.

Yannick is Managing Director bij onlinemarketingbureau OMcollective. Hij was te gast in onze Agency Life-podcast rond de organisatiestructuur van een groeiend agency.

Welke KPIs hou je in de gaten voor het aansturen van je agency?

Doorheen de jaren merk ik op dat ook bij KPIs een less is more geldt. We blijven bij OMcollective cijfers zichtbaar maken, maar toch voel ik dat ikzelf altijd naar dezelfde aangetrokken word. 

Twee van de belangrijkste draaien rond tevredenheid: die van onze klanten en die van onze werknemers. Hiermee kunnen we het gevoel dat we hebben staven en desnoods bijsturen. 

EBITDA volgen we ook, zij het wel berekend op wat elk team bijdraagt. We gooien de overhead niet op één grote hoop, maar verdelen die over alle teams. Dat geeft ons een goed beeld van waar we vandaag staan, en helpt herkalibreren richting de toekomst.

Wat is je advies voor agencies die in de Digimedia Top 100 willen geraken? Speciaal voor de managers: blijf aan je ploeg bouwen. Daarmee bedoel ik vooral dat je je leadership de kans moet gunnen om bij te dragen aan het agency. Dat doen ze het beste als ze een ploeg zijn.Eigenlijk komt dat weer neer op het aloude motto ‘werk aan, niet in je bureau’. We zijn snel verleid om ons in de mallemolen te gooien van het dagdagelijkse, en enkel op de klanten en de projecten te focussen. Toch blijft leef ik volgens de vuistregel: “een ploeg die goed zit, lost ook de rest van de problemen op.” Daar begint het voor mij.

Winst op projecten, sales targets en natuurlijk golden oldie billability: ziedaar de 3 favoriete KPI’s van de agencies die in 2023 onze Benchmark invulden.

Wat wordt de KPI-top 3 dit jaar? Hoe pakken agencies presales aan? Verkiezen ze nieuwe of juist bestaande klanten? Help ons al die vragen beantwoorden, dan worden we allemaal wat slimmer.