Sarah Cooper, un’importante e brillante consulente aziendale, ha scritto un best seller dal titolo '10 trucchi per sembrare intelligente alle riunioni'.
Si tratta di consigli esilaranti ma molto efficaci e, spesso, è proprio così che accade nelle riunioni fiume delle quali sembra di non riuscire a vedere la fine. Si va da 'Invita tutti i presenti a fare ‘un passo indietro’, a ‘Chiedi: È scalabile? a prescindere dall’oggetto in questione’, dal far finta di prendere appunti mentre si annuisce, al camminare su e giù per la stanza, al ripetere l’ultima frase appena detta dal capo, ma molto più lentamente.
In realtà, lavorare non deve essere sinonimo di “fare le cose da soli” e quindi le riunioni sono essenziali per condividere le idee e imparare gli uni dagli altri. Ma occorre fare attenzione a non incappare nelle “riunioni-rapimento” e a non farsi tenere in ostaggio da riunioni che non apportano alcun valore aggiunto né a sé né all’azienda, che spesso durano molto più del previsto, o nelle quali dopo aver a lungo discusso su un punto che sembra superato ci si finisce per tornare un'ora dopo.
Secondo alcuni studi in materia, la durata ottimale di una riunione dovrebbe essere massimo un'ora, considerando che per l'80% del tempo si ascolta e per il rimanente 20% si interviene. La parte finale è quella delle conclusioni: un momento molto spesso sottovalutato ma che in realtà riveste grande interesse poiché in esso si realizza l'apporto del know how e lo scambio tra le diverse culture aziendali.
E c’è di più: uno studio della Washington University di St. Louis (USA) ha dimostrato come le riunioni fatte stando in piedi durino un terzo del tempo di quelle fatte intorno a un tavolo, portando tuttavia agli stessi risultati. La postura eretta effettivamente rende più attivi, la scarsa comodità aiuta ad andare dritti al punto e ad evitare perdite di tempo. Non solo, stare in piedi stimolerebbe la concentrazione, poiché sui due piedi si sarebbe più vigili sia mentalmente sia fisicamente.
In conclusione, siccome la produttività dipende dalla propria cultura aziendale, è consigliabile dare il buon esempio non oberando oltremodo l’agenda dei propri colleghi, e seguendo le poche regole appena elencate per riunioni brevi e proficue. Infatti, quando i livelli di stress superano il piacere di portare a termine un incarico, c’è decisamente qualcosa che non va. In fondo, hai iniziato a lavorare come imprenditore per pura passione, desiderio di libertà, sensazione di avere le carte in regola per fare la differenza: occorre rimanere ancorati a queste sensazioni, e provare a ottenere soddisfazione dal proprio lavoro, a prescindere dalla pressione che ciò comporta.
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