Più piccola è la vostra azienda, maggiore è l’impatto che un progetto fallito ha sulla vostra attività. Ecco perché la gestione dei progetti è cruciale, in particolare per le PMI. E nonostante ogni progetto sia diverso, gli elementi fondamentali riportati di seguito possono farli funzionare tutti senza intoppi. Tenere in considerazione questi principi fin dall’inizio è un modo sicuro per aumentare significativamente le vostre possibilità di successo.
Domande da porsi
Prima e durante un progetto, fatevi queste tre domande principali:
- Cosa deve essere fatto?
Stabilite quali sono le attività che devono essere completate al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto. In molti casi saranno interdipendenti, nel senso che un’attività non potrà iniziare prima che un’altra sia stata completata.
- Quando deve essere fatto, e in che ordine?
Definite i punti di partenza e di arrivo, e l’ordine in cui le varie attività devono essere completate.
- A che punto si trova il progetto?
Per rispondere a quest’ultima domanda, dovrete stabilire degli obiettivi intermedi: delle fasi determinate del vostro progetto collegate a un obiettivo di budget e a un risultato atteso. Mantenere una visione chiara dei vostri obiettivi intermedi vi aiuterà moltissimo a pianificare il vostro progetto e a reagire tempestivamente ai cambiamenti.
Il triangolo di ferro della gestione dei progetti
Per spiegare questo triplice vincolo, tenete presente che ogni progetto ha tre dimensioni o limitazioni interdipendenti: i tempi, i costi e il raggio d’azione. Sono questi elementi che insieme formano il ‘triangolo di ferro’. Ogni volta che prenderete una decisione nel corso del progetto, dovrete considerare il suo effetto su ognuno di questi aspetti.
- Tempi
La maggior parte dei progetti ha un ciclo di vita specifico: un punto d’inizio e uno di fine, tra i quali ci sono degli obiettivi da raggiungere. Ridurre l’arco temporale di un progetto significa che dovrete di conseguenza aumentare il budget per avere a disposizione maggiori risorse, o restringere il raggio d’azione di modo che tutto possa essere completato in tempo.
- Costi
Non ha importanza se state usando i vostri soldi, quelli della vostra azienda o dei vostri clienti: ogni progetto ha un budget ben definito e deve farselo bastare. Ridurre i costi di un progetto vi costringerà a restringere il suo raggio d’azione, o ad aumentare il tempo stabilito.
- Raggio d’azione
Il raggio d’azione di un progetto consiste negli obiettivi specifici di business verso i quali si lavora. Questi obiettivi dovrebbero essere definiti in modo chiaro, oltre che essere misurabili e raggiungibili. Spesso però non sono definiti dalla A alla Z o all’inizio non sono facili da comprendere. Allargare il raggio d’azione di un progetto significa che dovrete aumentare anche i costi e/o i tempi destinati al progetto stesso.
Bilanciare il triangolo
Da questa prospettiva, la gestione dei progetti è l’arte di bilanciare questo triplo vincolo per soddisfare gli stakeholder del progetto. Contemporaneamente, è importante mantenere questi ultimi aggiornati sulle limitazioni del progetto e sugli effetti che possono avere sulle tre componenti del triangolo. Questo vi permetterà di gestire le aspettative e prevenire malintesi e fallimenti.
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