Facturation électronique, factures UBL et Peppol : tout ce que vous devez savoir sur la facturation électronique

À l’horizon 2030, la facturation électronique devra devenir la norme au sein de l’Union européenne. En Belgique, cette obligation sera effective dès janvier 2026. Lors de Work Smarter 2024, Bart Schockaert, Growth Director chez Yuki, a ainsi souligné l’importance d’une transition anticipée. Dans cet article, nous vous présentons l’essentiel à connaître sur les factures électroniques, le format UBL et le réseau sécurisé Peppol. Préparez dès aujourd’hui votre entreprise à la future ère de la facturation électronique !

D’ici 2030, la facturation électronique deviendra la norme au sein de l’Union européenne. Cette décision s’inscrit dans le cadre de la réglementation VAT in the Digital Age (ViDA). Par cette modernisation du régime de TVA, la Commission européenne entend lutter contre la fraude, soutenir l’économie numérique et accompagner les entreprises dans la digitalisation de leurs processus de conformité.

Bien que cette obligation légale puisse sembler lointaine, de nombreux pays européens prennent déjà les devants. Par exemple, l’Allemagne instaurera la facturation électronique obligatoire entre entreprises dès 2025, tandis qu’en Belgique, vous disposez d’un délai jusqu’en 2026, sauf si vous facturez des administrations publiques. Aux Pays-Bas et en France, l’obligation ne concerne, jusqu’à 2028, que les entreprises travaillant avec le secteur public (B2G).

Une chose est sûre : tôt ou tard, les entreprises devront adapter leurs processus de facturation aux exigences numériques. Un outil incontournable dans cette transition est la facture UBL.

UBL, l’acronyme de « Universal Business Language », est une norme XML pour la facturation électronique. Une facture UBL peut être lue et comptabilisée automatiquement par votre logiciel de comptabilité. Cela réduit considérablement les risques d’erreurs, accélère les tâches administratives… et vous évite de devoir manipuler des fichiers PDF.

Lors de Work Smarter 2024, Bart Schockaert, Growth Director chez Yuki, a rappelé que cette norme UBL deviendra bientôt indispensable en Belgique. « À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises. La facture UBL sera la seule forme de facture autorisée à être envoyée par les entreprises. »

Les factures UBL offrent aux PME des avantages significatifs : elles automatisent le traitement, réduisent les erreurs et permettent de réaliser des économies sur les frais administratifs. Grâce à leur reconnaissance instantanée par les logiciels de comptabilité, les paiements se font plus rapidement, ce qui améliore la gestion de la trésorerie. Les factures UBL constituent ainsi un choix d’avenir pour une facturation efficace et sécurisée.

Plus besoin de scanner vos factures ni de ressaisir les données manuellement : votre logiciel de comptabilité reconnaît et traite automatiquement toutes les informations. « Grâce à la rapidité de traitement des différents logiciels, la gestion du flux de trésorerie devient plus transparente et disponible en temps réel », confirme Schockaert.

Les données issues des factures UBL sont automatiquement intégrées dans votre logiciel. Vous augmentez ainsi la fiabilité de votre comptabilité et gardez une administration toujours à jour : un atout majeur pour l’analyse précise de votre flux de trésorerie !

Moins de tâches manuelles, c’est aussi moins de frais administratifs. Autre avantage pour votre comptabilité : les factures UBL sont payées plus rapidement, ce qui améliore votre trésorerie. « De plus, votre expert-comptable peut désormais réagir beaucoup plus vite à vos besoins, avec des chiffres toujours à jour », ajoute Schockaert. « Vous pouvez ainsi prendre des décisions plus éclairées. »

Les factures UBL sont fréquemment transmises via le réseau sécurisé Peppol. Ce mode d’envoi garantit authentification et traçabilité. De plus, le réseau offre des mises à jour en temps réel sur le statut de chaque facture. Vous gardez ainsi en permanence une vue claire sur l’ensemble de vos factures.

Comme évoqué précédemment, le réseau Peppol prend une importance croissante pour les entreprises. À l’instar d’UBL, Peppol est intrinsèquement lié à la facturation électronique, mais chacun joue un rôle distinct dans ce processus.

• UBL est un format standard pour la facturation électronique, basé sur la structure XML. Il uniformise les informations de facturation pour que les données soient automatiquement traitées par les systèmes de comptabilité et de facturation.
• Peppol signifie Pan-European Public Procurement OnLine. Il s’agit d’un réseau sécurisé permettant l’envoi et la réception de factures électroniques et d’autres documents numériques. « Le réseau Peppol offre un niveau de sécurité élevé grâce à une vérification stricte (EQC) des parties impliquées, ce qui réduit significativement les risques de fraude », conclut Schockaert. « Grâce à ces couches de sécurité supplémentaires, les entreprises et les entités publiques peuvent échanger des factures électroniques en toute sécurité. Cela renforce la fiabilité et l’intégrité de leurs processus administratifs. »

En résumé, UBL désigne la structure même de la facture, tandis que Peppol est le réseau par lequel elle est transmise. Pour envoyer un document via Peppol, une entreprise collabore avec un fournisseur d’Access Point Peppol, qui utilise des protocoles sécurisés pour garantir la transmission rapide et sécurisée des documents entre l’expéditeur et le destinataire. Inutile de vous soucier des détails techniques : avec un logiciel de facturation fiable tel que Teamleader, vous avez la certitude que vos factures électroniques sont toujours conformes à la législation.

Plus tôt vous adoptez la facturation électronique, mieux c’est. Suivez ce guide pratique pour une mise en œuvre rapide et efficace !

Vous créez encore vos factures sous Excel ou Word ? Vous n’êtes pas seuls ! « Plus de la moitié des entreprises utilisent un logiciel non compatible avec UBL, principalement Excel ou Word, pour établir leurs factures au format PDF », s’amuse Schockaert. Pour ces entreprises, une seule solution s’impose : passer à un logiciel compatible avec les factures UBL et/ou le réseau Peppol.

Un bon outil de facturation permet bien plus que la simple création de factures numériques. Vérifiez, par exemple, si vous pouvez automatiquement associer les bons taux de TVA aux produits ou services correspondants. Vous gagnerez ainsi un temps précieux lors de la facturation !

« Si tant d’entreprises utilisent encore des logiciels obsolètes, c’est pour une raison », note Schockaert. « Peut-être craignent-elles de ne pas s’y retrouver avec les nouveaux outils. » Une petite initiation suffit généralement à familiariser votre équipe avec la facturation électronique. Avec le bon logiciel de facturation, vous n’avez pas à vous soucier des aspects techniques liés à UBL, Peppol ou autres concepts complexes.

Vous vous sentez dépassés ? N’hésitez pas à solliciter votre expert-comptable ! Celui-ci peut analyser vos processus actuels de facturation, identifier d’éventuels problèmes de compatibilité et vous orienter vers les outils adaptés, compatibles UBL et connectés au réseau Peppol. Enfin, votre expert-comptable pourra exploiter le rapport UBL pour vous fournir des analyses précieuses sur la santé de votre entreprise.

En résumé, la transition vers la facturation électronique via le réseau Peppol offre aux entreprises l’opportunité de travailler de manière plus efficace, plus sûre et plus transparente. En agissant dès maintenant, vous préparez votre société aux futures obligations légales tout en profitant rapidement des avantages d’un processus de facturation électronique transparent. Les factures UBL limitent les erreurs, réduisent vos frais administratifs et optimisent instantanément votre flux de trésorerie. Le réseau Peppol ajoute une couche de sécurité supplémentaire à votre facturation, renforçant la confiance entre l’expéditeur et le destinataire.