Fattura

Una fattura è un elenco dei beni o servizi forniti e dei relativi prezzi. Questo documento obbliga l'acquirente a pagare e serve quindi come richiesta di pagamento (riporta la quantità di denaro che il cliente deve corrispondere a un'azienda per i beni o servizi forniti). Per essere giuridicamente valida, una fattura deve soddisfare determinati requisiti, come si può leggere al punto “Contenuto di una fattura”.

In breve, una fattura è una conferma scritta del contratto tra un fornitore e un acquirente, con l'indicazione dei beni o servizi acquistati e del loro prezzo.

La fatturazione, a sua volta, è un termine collettivo che indica il processo di creazione e invio delle fatture per il lavoro che hai svolto. Per le aziende, questo comporta sia le fatture in uscita (fatture inviate ai clienti) sia le fatture in entrata (fatture ricevute dai fornitori).

Ai fini dell'IVA è richiesta una fattura ai sensi delle norme UE:

• nella maggior parte delle operazioni Business-to-Business (B2B)
• in determinate* transazioni Business-to-Consumer (B2C)

*Le aziende devono emettere una fattura quando cedono i beni a un soggetto non passivo (generalmente un privato) in caso di vendita a distanza quando questo è soggetto passivo in un altro Stato membro dell'UE (fonte: articolo 33, direttiva IVA).

Le fatture sono importanti:

• Per il tuo sistema contabile, in quanto ti aiutano a tracciare le tue transazioni di vendita
• Per il tuo processo di vendita, poiché indicano quanti soldi guadagni.
• Ai fini legali, in quanto servono come prova di un accordo con il cliente. Una fattura invita anche il debitore a pagare.
• Perché rappresentano documenti giustificativi importanti in caso di problemi di pagamento, ad esempio fatture scadute o mancanti. È possibile intraprendere azioni formali come solleciti di pagamento via e-mail o ricorrendo a terzi per il recupero del credito.
• Ai fini fiscali, per aiutarti a redigere la tua dichiarazione IVA e per esercitare il diritto alla detrazione dell'IVA.

Componenti

In generale, una fattura è composta da tre sezioni:

1. Intestazione della fattura
2. Linee di fatturazione
3. Riepilogo della fattura

L'intestazione contiene elementi necessari come il tuo indirizzo. Le righe della fattura contengono i beni e/o servizi da te forniti, compreso il loro prezzo. Il riepilogo della fattura contempla:

1. L'importo netto (IVA esclusa)
2. L'aliquota e l'importo dell'IVA
3. L'importo totale
4. Le condizioni di pagamento
5. Le opzioni di pagamento

Le fatture possono essere redatte in diversi modi. Tuttavia, per essere giuridicamente valida, ogni fattura deve contenere una serie di elementi:

1. La parola fattura deve essere menzionata in alto in modo chiaro.
2. La data e un numero di serie: utilizza un numero diverso per ogni fattura.
3. L'indirizzo completo di entrambe le parti
4. I dati di pagamento: numero di conto corrente bancario o indirizzo PayPal
5. Il tuo numero di partita IVA (o equivalente)
6. La data di consegna
7. Una descrizione della natura e della quantità di prodotti e/o servizi in modo che i tuoi clienti sappiano esattamente per cosa pagano:
   1. I diversi componenti di un progetto o prodotto e il prezzo unitario per ogni componente
   2. La tua tariffa oraria e il tempo dedicato a ciascuna fase o parte di un progetto
8. L'aliquota e l'importo dell'IVA
9. L'importo dovuto al netto dell'IVA

Utilizzi un software di fatturazione? Allora avrai probabilmente la possibilità di partire da un modello esistente. Questo ti farà sicuramente risparmiare tempo nella stesura della tua prima fattura.

Se non usi ancora alcun software, puoi confezionare le tue fatture con Word o Excel, anche se richiederà più tempo e fatica. Ricordati di seguire lo stato dei pagamenti o di inviare solleciti in caso di clienti ritardatari. Per trovare il tuo stile personale, dai un occhiata a https://templates.office.com/en-us/Invoices e lasciati ispirare.

Perché la fatturazione online? Ogni anno in tutto il mondo circolano milioni di fatture. Ciò significa che vengono abbattuti migliaia di alberi e consumate tonnellate di carta; per non parlare di quella usata per le buste. L'aspetto ecologico dovrebbe essere sufficiente a farti riflettere. Ma ci sono altri vantaggi che un software di fatturazione online può offrirti:

1. Riduce le mansioni di amministrazione
2. Sei pagato più velocemente
3. Risparmi denaro (niente più carta, buste, francobolli)
4. Le fatture sono disponibili ovunque e in qualsiasi momento.
5. È possibile tracciare più facilmente le fatture (e non si perde più nulla)
6. Il tuo cliente può pagare subito online

Quando è richiesta la fatturazione?

Tutti i soggetti passivi che operano nell'UE sono soggetti alle norme di fatturazione dell’UE (articoli 217-240 della direttiva IVA) e, in alcuni settori, alle norme nazionali stabilite dal singolo paese. Ti raccomandiamo di verificare con le autorità locali se nel tuo paese si applicano più severe. Detto questo, le fatture sono per lo più obbligatorie se si vendono beni a soggetti passivi (lavoratori autonomi, imprese o istituzioni governative). Anche alcune transazioni B2C (Business-to-consumer) richiedono una fattura.

Il momento di invio delle tue fatture dipende principalmente dal cliente e dal tipo di lavoro che svolgi. Nella maggior parte dei casi le fatture sono inviate dopo aver evaso gli ordini o portato a termine le attività pattuite. Se stai lavorando a un grande progetto, puoi scegliere di inviare fatture progressive per il lavoro svolto di volta in volta. E se la tua attività prevede un abbonamento periodico, invierai fatture ricorrenti a intervalli regolari.

Per richiedere il rimborso dell'IVA è necessaria una fattura IVA valida. Tuttavia l’Amministrazione finanziaria deve andare oltre le mere parole ed esaminare le altre informazioni ad essa fornite. Pertanto il Fisco non può denegare il rimborso dell’Iva per mancanza in fattura di uno o più gli elementi previsti dalla legge.

Qualora ti dimenticassi di menzionare uno degli elementi obbligatori di una fattura, potresti incorrere in una sanzione amministrativa, variabile a seconda del paese di residenza. Ma non preoccuparti eccessivamente: gli errori di fatturazione sono cose che capitano e la maggior parte dei clienti è consapevole della necessità di correggerli ‒ a condizione che non diventi troppo complicato e non si verifichi troppo spesso. In entrambi i casi conviene sicuramente ricontrollare le fatture prima di spedirle!

Ti capita di lavorare per clienti internazionali? Allora è probabile che tu abbia già sentito parlare di una fattura proforma. Le fatture proforma possono essere obbligatorie per le transazioni internazionali (a seconda del paese di importazione). Una fattura pro forma assomiglia molto ad una semplice fattura, ma ci sono alcune differenze notevoli:

1. Una fattura pro forma appartiene a spedizioni per le quali non è stato effettuato alcun pagamento, ad esempio campioni, pezzi di ricambio… Di conseguenza, le fatture pro forma non includono una richiesta di pagamento.
2. Una fattura pro forma deve indicare chiaramente la parola "proforma".
3. In generale, le fatture proforma sono seguite da una fattura effettiva.

Poiché una fattura proforma non è una fattura a tutti gli effetti, non ha lo stesso valore probatorio (legale). Le fatture proforma servono solo come prova nei confronti del soggetto chele emette e non in quelli del destinatario.

Un esempio: mandi una fattura proforma al tuo cliente su richiesta. Quel cliente alla fine decide di confermare un incarico a un altro fornitore. In questo caso non è possibile intraprendere azioni legali a causa di una fattura non pagata, perché la fattura proforma non ha alcun potere vincolante nei confronti del cliente.

All'interno dell'Unione europea, la direttiva IVA consente ai singoli paesi di stabilire il periodo di conservazione delle fatture. Ciò significa che il tempo di archiviazione obbligatoria delle tue fatture dipende dallo Stato membro in cui risiedi.

In quale lingua devono essere create le fatture?

I regolamenti UE stabiliscono che le autorità fiscali locali possono richiedere la traduzione delle fatture esclusivamente a scopo di verifica fiscale (e talvolta lo fanno). Non esistono norme europee specifiche sulla lingua delle fatture: in pratica, qualsiasi lingua nazionale può essere applicata purché sia comprensibile per il pubblico di riferimento.

Una soluzione piuttosto popolare è quella di avere fatture bilingue: redatte nella lingua locale e in inglese. Se si sceglie di comunicare ai consumatori in una determinata lingua, è necessario applicarla in modo coerente. Se, ad esempio, il tuo sito web e i termini e condizioni generali sono in francese, il tuo cliente può richiedere la fattura nella lingua d’Oltralpe.

Le fatture non pagate possono avere diverse cause. Il tuo cliente potrebbe non essere soddisfatto del prodotto acquistato o del servizio da te erogato oppure la tua fattura potrebbe essere poco chiara o ancora imprecisa. Una fattura ambigua o erronea dà ovviamente un'impressione poco professionale. Se redigi le fatture manualmente senza utilizzare uno strumento di fatturazione online, la cosa migliore da fare è ricontrollarle attentamente prima di inviarle.

Dovresti anche prestare attenzione a questi aspetti:

1. Non aspettare una settimana prima di stilare la fattura. Prima il cliente riceve la fattura, prima potrai ricevere il pagamento.
2. Inviare un sollecito di pagamento non appena il termine di pagamento è scaduto.
3. Se possibile, verifica la solvibilità o lo stato di salute finanziaria del tuo cliente, ad esempio utilizzando strumenti di valutazione del credito.

È possibile presentare un ricorso entro un termine ragionevole dalla ricezione. In pratica, prima lo fai, meglio è. Fai in modo che non passi più di una settimana (ovviamente questo termine non è perentorio, ma sarà il tribunale stesso a deciderlo, a seconda delle circostanze).

Dopotutto, è ragionevole considerare che il termine di reclamo dipenda anche dalla natura della richiesta. Quanto più complessa è una fattura e maggiore il tempo di ispezione, tanto più ci vorrà per reclamare. Se la tua fattura è stata consegnata in ritardo dal fornitore o se sei in grado di dimostrare che eri in viaggio o hai avuto bisogno di ulteriori indicazioni, per esempio, avrai più tempo a disposizione.

Tieni presente che i termini e le condizioni generali o il contratto di un fornitore possono indicare un periodo specifico per il reclamo delle fatture. Devi rispettare questi termini e condizioni. Se questo periodo non è eccessivamente breve, è verosimilmente possibile che il tribunale riveli che entrambe le parti sono ancora vincolate a tale termine, a meno che il tuo cliente non abbia avuto una buona ragione per rispondere più tardi.