Fattura
Una fattura rappresenta senza alcun dubbio il documento più importante per la tua azienda. Da un lato, può servire come prova della fornitura di un dato servizio o un prodotto, dall'altro lato assicura l’erogazione di un pagamento (benché di per sé non sia in grado di offrire alcuna garanzia a questo proposito).
Sapevi che 1 fattura su 10 viene pagata in ritardo? Oppure che le imprese perdono il 2,6% delle entrate annue totali solo per le fatture non pagate?
Questo, a sua volta, può causare gravi problemi finanziari. Perché i soldi che la tua azienda non riceve tempestivamente sono soldi che ovviamente non puoi spendere (né investire).
Abbiamo perciò deciso di creare questa guida pratica, sperando che possa aiutarti a capire esattamente cos’è una fattura e a redigere le tue a regola d’arte.
Scopi di una fattura
1. Farti pagare per il tuo lavoro
Per ogni fattura che invii riceverai del denaro: ciò contribuisce a mantenere la tua attività in salute.
2. Conoscere nei minimi dettagli le tue entrate e le tue uscite
Tieni traccia delle tue fatture in entrata e in uscita in un unico sistema per sapere esattamente quanto guadagni e spendi. Peraltro, questo ti semplificherà drasticamente la dichiarazione dei redditi.
3. Offre trasparenza sui prodotti e servizi a pagamento
Una fattura fornisce una panoramica chiara dei tuoi servizi e prodotti, consentendo ai tuoi clienti di sapere esattamente per cosa pagano. In questo modo si risparmia tempo e si evitano malintesi.
4. È uno strumento di branding per la tua azienda
Una fattura è il modo perfetto per costruire l'immagine della tua azienda. Nel documento puoi aggiungere il tuo logo, informazioni commerciali e un link ai tuoi social media.
Termini e condizioni
Molte aziende scelgono di indicare i propri termini e condizioni sul retro delle fatture. Non si tratta di un obbligo legale. Nella maggior parte dei casi, infatti, allegare i termini e le condizioni di vendita generali alla fattura può rivelarsi motivo di diverbio: gli utenti finali e i clienti professionisti possono pur sempre dire che avrebbero dovuto poter consultare anticipatamente tali termini e che, di conseguenza, non risultano applicabili.
Per questo motivo è necessario indicare sempre le condizioni di acquisto all’interno del preventivo (prima della consegna o dell’erogazione del prodotto/servizio). Per le transazioni B2B puoi semplicemente fare riferimento ai termini e alle condizioni del tuo sito web. Per le transazioni B2C, invece, è necessario aggiungere i termini e le condizioni al preventivo.
Nota: riportare i tuoi termini e condizioni di vendita sulla fattura non è mai una cattiva idea: assicurati però che il contenuto corrisponda ai termini e alle condizioni del preventivo iniziale. In questo modo sarà più facile evitare scontri o disaccordi sulle condizioni applicabili a una determinata operazione.
Diversi **tipi di fatture
Fattura standard
Un formato di base per una fattura che include tutte le informazioni essenziali e può essere utilizzato per diverse transazioni commerciali in diversi settori.
Utilizzo: molto comune
Fattura commerciale
Fattura speciale concepita per il commercio estero, come la spedizione di merci da un paese all'altro. Contiene i dati di contatto del venditore e dell'acquirente, gli articoli venduti, il costo degli articoli e le tasse da pagare. Ha anche attributi speciali come il numero di identificazione del vettore, il paese di origine, un codice armonizzato per ogni articolo e una dichiarazione di autenticità della fattura.
Utilizzo: meno comune, per la dichiarazione doganale quando un prodotto attraversa le frontiere internazionali.
Fattura progressiva
Fattura inviata di volta in volta a titolo di importo da corrispondere per servizi parziali in caso di grandi progetti (Una ragione? L'azienda deve pagare i collaboratori in corso d’opera).
Impiego: comunemente usata nell'industria edile per lavori che si estendono su un lungo periodo e sono anche molto costosi (es. la costruzione di una casa).
Timesheet
Speciale tipo di fattura preferita dai professionisti che erogano servizi, il cui compenso è calcolato in base al tempo di realizzazione dell’incarico (di norma in fattura appare il monte ore al posto del prodotto).
Utilizzo: per società orientate ai servizi (società di consulenza) che offrono servizi in base al tempo
Fattura ricorrente
Si tratta di fatture a tasso fisso che di solito vengono consegnate alla fine di ogni mese.
Utilizzo: tipicamente utilizzato nel settore del noleggio (ad es. per utensili, spazio)
Fattura proforma , preventivo o stima dei costi
Documento che dà un'idea all'acquirente del costo dei prodotti e dei servizi e può essere utilizzato dal venditore come impegno a consegnare determinati beni o servizi al prezzo stimato. Può anche indicare un anticipo rispetto all'importo stimato del progetto.
Fatturazione basata sul valore
Fatturazione basata sui servizi forniti al cliente e sul valore di tali servizi. L'importo della fattura dipende dalla quantità di lavoro consegnato al cliente piuttosto che dal tempo necessario per portare a termine un progetto.
Uso: quando il valore di un servizio o di un prodotto può essere determinato in anticipo
Fatturazione a offerta fissa
La fatturazione più adatta per progetti con requisiti ben definiti, che indica un prezzo fisso per un determinato progetto.
Utilizzo: piccole imprese o servizi di libera professione
Fatturazione in base al tempo
Fatturazione basata su una tariffa oraria e sul monte ore dedicato a un progetto. La regola d'oro della fatturazione in base al tempo è evitare di sottostimare il costo dei tuoi servizi.
Utilizzo: lavori creativi in cui non si è sicuri del tempo globale necessario per completare un progetto.
Creazione di fatture in Word o Excel
1. Aprire Word o Excel e selezionare "Nuovo file" ("File" → "Nuovo").
È possibile ricominciare da zero e scegliere il proprio layout, oppure selezionare uno dei modelli predefiniti, ad esempio "Fattura" o "Fattura commerciale".
2. Inserisci i dati della tua azienda e i prodotti o servizi che fornisci.
3. Inserire i dati del cliente, il numero di fattura, la data ed eventualmente un oggetto.
Assicurati di non dimenticare le voci previste dalla legge in materia di fatturazione!
4. Aggiungi i totali e controlla gli importi.
5. Salva il file, invialo al cliente e archivialo nel software di contabilità (se ne hai uno).
Il vantaggio di Excel è la possibilità di usare le formule per calcolare i totali o l'IVA dovuta. Se utilizzi sempre lo stesso modello, non dovrai ricalcolare ogni volta questi importi.
Una volta emessa la fattura, potrai stamparla e inviarla per posta o per e-mail.
Fatturazione elettronica
“L'Italia è il primo Stato membro dell'UE a introdurre l'obbligo di fatturazione elettronica B2B. Ad essa dovrebbero presto seguire altri paesi come la Spagna, la Grecia e la Francia”
Tieni presente che i consumatori attualmente possono continuare a rifiutare la fatturazione elettronica. Il costo della fattura cartacea non dovrebbe ripercuotersi sul cliente (in altre parole le imprese non sono autorizzate ad aumentare il prezzo di prodotti o servizi perché il cliente ha rifiutato una fattura elettronica). Si potrebbe, tuttavia, offrire uno sconto speciale ai clienti che scelgono la fatturazione elettronica.
Se hai deciso di adottare la fatturazione elettronica, sorge spontanea una domanda importante: perché scegliere uno strumento di fatturazione online piuttosto che strumenti collaudati come Word ed Excel? Proviamo a rispondere: dato che Word ed Excel non sono stati progettati come strumenti di fatturazione, presentano aspetti negativi che scoprirai ben presto:
- Controllo delle fatture e dei solleciti di pagamento
- Il lavoro manuale che comporta la stesura di ciascuna fattura
Che ne sarà dei modelli da te creati in Word o Excel? Il software di fatturazione consente di importarli in pochi clic.
Esempio di fattura
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Disclaimer
le informazioni contenute in questa pagina sono unicamente fornite a scopo informativo e non devono essere interpretate come consulenza legale, fiscale o finanziaria. Tieni presente che la legislazione in materia di fatturazione è soggetta a modifiche e può essere diversa nel tuo paese di residenza.