Haben Sie den zeitlichen Ablauf Ihrer Projekte nicht unter Kontrolle? Dauern die Projekte immer länger als Sie denken und verstehen Sie hinterher nicht, warum das so ist?
Machen Sie sich dann kurz die Methode des kritischen Pfades bekannt (auch bekannt unter dem englischen Begriff critical path). Wie macht das Finden des kritischen Pfades aus Ihnen einen besseren Projektmanager? Lesen Sie kurz weiter.
Was ist unter dem kritischen Pfad zu verstehen und wer hat ihn erfunden?
Der kritische Pfad eines Projekts ist: die längste Reihe von Aktivitäten, die den Endzeitpunkt beeinflussen, weil die eine Aktivität erst anfangen kann, nachdem eine andere beendet worden ist. Anders gesagt: Reihen Sie Aufgaben auf, die erst beginnen können, wenn etwas anderes fertig ist. Das ist ein kritischer Pfad; das sind die Aufgaben, die sich unmittelbar auf Ihren Endzeitpunkt auswirken. Wenn eine Ihrer „kritischen Aufgaben“ einen Tag länger dauert, ist Ihr Projekt einen Tag später fertig.
Der kritische Pfad als Begriff ist erst am Ende der 1950er Jahre entstanden. Er war wichtig u.a. für den Erfolg des Manhattan-Projekts, das große amerikanische Kernwaffenprogramm.
Warum sollten Sie den kritischen Pfad verwenden?
Jedes Projekt besteht aus mehreren Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit es erfolgreich abgeschlossen werden kann. Vor allem bei größeren Projekten können Sie manchmal die Übersicht verlieren und es ist schwieriger, Prioritäten zu setzen. Welche Aufgabe zuerst?
In solch einem Moment können Sie sich als Projektmanager durch sekundäre Gründe leiten lassen, wenn Sie bestimmten Aufgaben eine Priorität verleihen, wie etwa:
- Diese Aufgabe macht Spaß und/oder ist leicht.
- Für diese Aufgaben liegen jetzt alle Dokumente vor.
- Person X will diese Aufgabe so schnell wie möglich hinter sich bringen
Das sind nicht unbedingt schlechte Gründe, eine Aufgabe anzugehen. Aber wenn diese nicht auf Ihrem kritischen Pfad liegt, verlangsamt sie Ihr Projekt und das ist sicher nicht beabsichtigt …
Die Idee ist also, dass Sie sich nicht von Aufgaben, die außerhalb des kritischen Pfades liegen, ablenken lassen, und dadurch rechtzeitig fertig werden.
Beispiel: Bau eines Hauses
Wir machen es konkreter. Angenommen, Sie bauen ein Haus. Das muss in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen. Behaupten wir mal, dass ein Haus fertig ist, wenn das Dach gedeckt ist. Wenn wir dann kurz zurückrechnen:
- Das Dach kann erst gedeckt werden, wenn alle Mauern stehen.
- Die Mauern können wir erst bauen, wenn das Fundament gelegt ist.
- Das Fundament können wir erst legen, wenn die Baugrube ausgehoben worden ist.
- Wir können die Baugrube erst ausheben, wenn das Grundstück gekauft worden ist.
- Wir können das Grundstück erst kaufen, wenn wir einen günstigen Preis ausgehandelt haben.
- Usw.
Alle diese Milestones sind für das Lieferdatum entscheidend. Manche andere Aufgaben sind es nicht, z. B.: Ihre Möbel auswählen, Ihren Garten anlegen oder Ihren Internetanschluss regeln. Diese Aufgaben erledigen Sie am besten in einer bestimmten Projektphase, aber sie haben keinen Einfluss auf Ihren Endzeitpunkt.
Stellen Sie den kritischen Pfad in einem Gantt-Chart dar
Den kritischen Pfad stellen Sie am besten in einem sogenannten Gantt-Chart dar. Bei Teamleader generieren Sie diesen Chart bequem im Projektmodul. Für jeden Milestone geben Sie an, ob dieser von einem anderen Milestone abhängt; wenn das so ist, erscheint zwischen den beiden eine schwarze Linie:
Auf diese Weise sehen Sie auf einen Blick, dass Sie Ihren Dachdecker lieber nicht warten lassen, weil Sie zum Möbelgeschäft fahren müssen.
Der kritische Pfad in der Praxis
Wenn Sie Ihren kritischen Pfad herausgearbeitet haben, behandeln Sie diese Aufgaben vorrangig und sorgen Sie dafür, dass keine Lücken entstehen.
Der Marketingexperte Seth Godin vergleicht ihn mit einem Staffellauf: Idealerweise gibt jede zuständige Person den Stab weiter, ohne dass er auf den Boden fällt. Und wer den Stab hat, darf möglichst keine Hindernisse vor sich haben.
Godin steckte seinen Mitarbeitern grüne Buttons an, wenn sie eine Aufgabe im kritischen Pfad erledigten. Der Rest bekam einen roten Knopf; sie halfen dann „dem Grünen“ so weit wie möglich.
Finden Sie den kritischen Pfad Ihres Projekts und behandeln Sie diese Aufgaben vorrangig. Auf diese Weise werden Sie weniger von Aufgaben abgelenkt, die keinen direkten Einfluss auf Ihren Endzeitpunkt haben.
